Créer des services de groupe

Vous devez préalablement créer un service de groupe pour votre classe ou activité, de la même façon que vous le feriez pour un service offert sur rendez-vous. La seule différence est le type de réservation qui doit être configurée à Réservation de groupe lors de la création du service.

Cliquez ici pour accéder à l'article sur la création de services.

Notes importantes : aucune notification par courriel n'est envoyée pour informer de la participation de nouveaux clients. Vous pouvez consulter le nombre de participants à votre séance de groupe, directement dans votre calendrier.

Une alerte booxi est faite si l'inscription est réalisée endéans les 24 heures.

Si un client annule sa participation, vous recevrez une notification par courriel et une alerte dans booxi (si l'annulation est faite dans les 24 h avant la session de groupe).

Planifier des séances de groupe

C’est en ajoutant des plages horaires dans le calendrier d’un membre du personnel que vous pouvez planifier la disponibilité d’un groupe.

  1. Allez dans la section Calendrier.
  2. Visualisez le calendrier de la personne qui offrira le service de groupe (la classe ou l’activité).
  3. Faites un clic-droit dans le calendrier sur la plage horaire désirée et sélectionnez Nouveau groupe, ou cliquez sur le bouton Nouveau groupe en haut à droite.
  4. Si besoin, ajustez le choix du personnel, la date et l’heure.
  5. Sélectionnez le service à offrir et si besoin, ajustez la durée et la localisation.
  6. Ajustez la capacité (nombre maximum de participants) si besoin.
  7. Cliquez sur Sauvegarder. Le groupe est maintenant planifié et les clients peuvent réserver en ligne.

Notes :

1. la durée, l'adresse, la capacité et le prix se mettent à jour automatiquement sur base des informations renseignées dans votre offre de service.

Vous pouvez adapter ces informations, au besoin, groupe par groupe créé dans le calendrier.

2. Assurez-vous de mettre votre service de groupe en ligne dans la section Services afin de rendre disponible la réservation en ligne.

Retrouver rapidement un groupe

Lors de la prise de rendez-vous par téléphone, il vous est possible de retrouver le groupe demandé par deux moyens simples. Par exemple pour le groupe du lundi 16:00 avec Nathalie, vous pouvez consulter le calendrier de Nathalie à la date demandée, ou cliquer sur la barre de recherche en haut et au milieu de votre écran.

Modifier un groupe déjà planifié

Pour modifier les détails d'un groupe déjà planifié, cliquez simplement sur la plage horaire du groupe dans le calendrier et cliquez sur le bouton Modifier à droite des détails en haut du formulaire.

Participant(s) inscrit(s) dans le groupe:

Vous ne pouvez modifier que le personnel, la capacité de groupe et le prix si des participants sont déjà inscrits.

Si vous souhaitez modifier d'autres informations telles que la date, l'heure, la localisation, assurez-vous de supprimer la participation de tous vos clients d'abord (voir section ci-dessous).

Note importante : si vous modifiez le prix, ce changement ne sera pas communiqué et ne s'appliquera pas aux clients déjà inscrits.

Aucun participant inscrit dans le groupe:

Si aucun participant n'est inscrit dans le groupe, vous pouvez apporter toutes les modifications désirées telle que la date, l'heure, la localisation ...

Ajouter des participants (manuellement)

Vous pouvez prendre des réservations par téléphone et les ajouter dans booxi en complétant les étapes suivantes:

  1. À partir du calendrier, retrouvez la plage horaire associée au groupe désiré, puis cliquez sur la session de groupe pour ouvrir la liste des réservations.
  2. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter une réservation au haut de la liste des réservations de ce groupe.

3. Une fois dans le formulaire d’ajout de réservations, ajustez au besoin le nombre de participants et le prix par personne.

4. Cliquez sur Options pour accéder aux options vous permettant de désactiver l’envoi de messages aux participants (pour une surprise ou un cadeau) et d’ajouter une note à la réservation.

5. Entrez partiellement un nom ou un numéro de téléphone de votre client pour le retrouver parmi votre clientèle, ou complétez les informations du client s’il s’agit d’un nouveau client et booxi l’ajoutera automatiquement à votre clientèle.

6. Ajustez les préférences de rappel par courriel ou texto.

7. Si la personne qui demande la réservation n’est pas l’un des participants, vous pouvez désélectionner l’option Le client participe.

8. Complétez ensuite les informations requises pour tous les participants. Tapez le nom et l’adresse courriel pour obtenir un rappel par courriel, puis le numéro de téléphone mobile pour obtenir un rappel par texto. N’oubliez pas de sélectionner les préférences de rappel (en fonction du choix du client).

9. Pour chaque participant, vous pouvez y ajouter une note pour les demandes additionnelles (comme par exemple pour des allergies).

10. Une fois le tout complété, cliquez sur Sauvegarder pour ajouter la réservation. Si une erreur se produit, booxi vous informera de la raison. Dans certains cas, comme par exemple pour le dépassement de la capacité, vous aurez la possibilité de décider si vous acceptez quand-même la réservation, ou de modifier cette-dernière.

Les nombres de participants et de places disponibles s'adaptent automatiquement. Le client ainsi que tous les participants reçoivent une confirmation par courriel (à moins que vous n'ayez sélectionnez l'option Ne pas envoyer de messages aux participants - la confirmation n'est alors envoyée qu'au client même s'il ne participe pas).

Annuler une réservation ou participation

Vous pouvez sélectionner plusieurs réservations et les annuler d’un seul clic.

Pour cela :

  1. Cliquez sur la séance de groupe correspondante.
  2. Sélectionnez les réservations ou participations que vous souhaitez annuler.
  3. Cliquez en haut à droite sur l'icône

4. Sélectionnez Annuler les réservations.

Note importante : si vous annulez la participation du client ou d'un participant, l'ensemble de la réservation est annulée.

5. Confirmez l'annulation. Les participants recevront un courriel pour les notifier de l'annulation de leur participation.

Note importante : si l'option Ne pas envoyer de messages aux participants est cochée, aucun courriel ne sera envoyé aux participants.

Vous pouvez voir les annulations pour un groupe en suivant les étapes suivantes.

Modifier l'état d'une réservation ou participation

Nous venons de voir comment annuler la participation d'un ou plusieurs participants.

Tout comme pour les rendez-vous, vous pouvez mentionner si le participant est arrivé ou si le rendez-vous a été manqué. Ensuite, vous pouvez compléter la séance de groupe.

  1. Cliquez sur la séance de groupe correspondante.
  2. Sélectionnez les réservations ou participations correspondants.
  3. Cliquez en haut à droite sur l'icône.

4. Sélectionnez Client arrivé ou rendez-vous manqué.

Le nombre entre parenthèses indique le nombre de participants sélectionnés.

Une fois cette action effectuée pour tous les participants, vous pouvez compléter la séance de groupe :

  1. Faites un clic droit sur la session de groupe correspondante.
  2. Cliquez sur Compléter.

L'ensemble des participations sera complétée. Il est donc important de donner un état/statut à chaque participation avant de compléter la séance de groupe.

Liste de réservations et participants

Pour consulter les réservations et leurs participants, simplement ouvrir le groupe en cliquant sur sa plage horaire dans le calendrier du personnel.

Vous pouvez y voir le nombre de places disponibles, réservées et totales, en plus de la liste des réservations et leurs participants. Les noms des clients ayant réservés, ainsi que ceux des participants y sont affichés.

La ligne de couleur et l’icône vous indiquent l’état de la réservation et du participant. Le vert indique approuvé et le mauve rendez-vous manqué.

Le client ne participe pas, il a seulement réservé :

Le client est participant :

Le participant est présent (Client arrivé) :

Le participant est absent (Rendez-vous manqué) :

Note importante : le groupe apparaît en vert dans le calendrier si la capacité maximale est atteinte.

Vous pouvez également imprimer la liste des présences directement depuis le groupe créé dans le calendrier.

Pour cela, cliquez en haut à droite sur l'icône et cliquez sur Imprimer la liste des présences

La prise de rendez-vous en ligne pour les groupes

Vos clients pourront facilement réserver leur place en ligne, à partir de votre page booxi, Facebook, ou de votre site web.

Assurez-vous, de mettre votre service de groupe en ligne dans la section Services.

Pour ce faire, ils peuvent suivre les étapes suivantes:

  1. Cliquer sur le bouton Rendez-vous.
  2. Choisir le service (ou l’activité) désiré(e).
  3. Ajuster le nombre de participants.
  4. Sélectionner l'option Ne pas envoyer de messages, ni de rappels aux participants si le client désire garder la participation secrète (pour un cadeau par exemple).
  5. Choisir une séance de groupe.
  6. Choisir une heure parmi les plages horaires que vous avez planifiées.
  7. Compléter les informations du client comme pour un rendez-vous habituel.
  8. Si le client participe à la séance, il doit sélectionner Ajoutez-moi à la liste de participants de la réservation.
  9. Pour chaque participant, compléter le prénom, nom et optionnellement une adresse courriel et un numéro de téléphone mobile, les préférences de rappels automatisés (par courriel ou texto) et au besoin, ajouter une demande additionnelle.

10. Compléter la réservation en validant les termes et conditions.

Le client, et les participants, recevront alors un courriel de confirmation ainsi qu’un courriel ou texto de rappel (si l'option Ne pas envoyer de messages, ni de rappels aux participants n'a pas été sélectionnée et que l'option de rappel a été cochée).

La gestion des groupes et des réservations n’a jamais été aussi facile et rapide !

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