Dans cet article, vous trouverez :

A. Comment activer votre compte Square dans booxi

B. Comment accepter les paiements en ligne avec Square

A. Activer votre compte Square

L’intégration de booxi avec Square est très simple. Pour configurer l'intégration entre les deux, connectez-vous sur votre compte Square dans une fenêtre du navigateur et dans votre compte booxi, dans une autre fenêtre. De cette façon, vous pourrez facilement basculer de l'un à l’autre.

  1. Connectez-vous sur votre compte booxi et cliquez sur l’onglet Mon Entreprise.
  2. Sélectionnez la section Modules d’intégration et choisissez le module Square.

3. Activez le module en cliquant sur l’interrupteur on/off – une fenêtre de configuration va apparaître.

4. Cliquez sur “Connexion à Square“.

5. Renseignez votre adresse courriel Square et mot de passe de connexion et cliquez sur Se connecter.

6. Cliquez ensuite sur le bouton Autoriser. Les deux comptes sont maintenant connectés.

Assurez-vous maintenant d’associer ce compte booxi au bon emplacement dans Square, car vous pourriez avoir plus d'un emplacement.

Remarque : conserver l'option Activer la synchro des clients active afin de synchroniser votre liste de clients Square avec votre liste de clients booxi.

7. Cliquez sur Sauvegarder et le tour est joué.

Synchroniser la liste clients

A chaque fois qu'un nouveau client prend un rendez-vous avec vous, booxi s'assure de l'ajouter également dans Square.

Il est cependant recommandé de faire une toute première synchronisation, afin de commencer avec la même liste des deux cotés.

Voici les étapes à suivre pour le faire:

  1. Dans votre compte booxi, cliquez sur l'onglet Clients,
  2. Cliquez ensuite sur l'icône "Options" et choisissez "Synchro avec le CRM Square".

3. Cliquez ensuite sur le bouton vert Synchro, et c'est fait.

Vous pouvez à présent gérer vos rendez-vous et réservations tout en prenant des paiements depuis votre compte booxi ou depuis votre PDV. Tout est intégré et facile d'utilisation.

B. Comment accepter les paiments en ligne avec Square

Maintenant que vous avez activé votre module de paiement en ligne, vous pouvez choisir de demander un paiement pour l’une de vos activités ou l’un de vos services, simplement en ajustant les paramètres de cette activité.

Pour les rendez-vous et les sessions de groupe :

  • Vous serez en mesure de demander un paiement complet pour confirmer la réservation, ou un montant fixe (comme un dépôt ou des frais de réservation).
  • Le paiement peut être demandé lors de la prise de réservation en ligne, ou par courriel dès que la réservation en ligne est complétée, ce qui laisse davantage de temps pour payer.
  • Vous pouvez accepter un paiement en personne avec votre application Square.
  • Il n'est pas possible d'uniquement capturer les informations bancaires de votre client.
  • Pour une séance de groupe, le montant demandé est par participant.

Remarque : vos clients recevront un avertissement à la fin de la prise de rendez-vous en ligne mentionnant que procéder à un paiement en ligne est nécessaire pour compléter la réservation.

Si vous avez choisi l'option Par courriel, un courriel sera envoyé à votre client avec toutes les informations nécessaires.

Annulation automatique d'une réservation non payée

Si vous sélectionnez l'option En ligne ou Par courriel lors de la prise de réservation, vous pouvez décider d'annuler automatiquement la réservation si le paiement n'a pas été fait dans les 15 minutes qui suivent celle-ci. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Mon Entreprise, partie Règles de réservation. Faites défiler vers le bas et activer l'option “Annuler automatiquement un rendez-vous non payé” (le bouton doit devenir bleu). Cliquez ensuite sur Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Pour ajuster les paramètres du paiement en ligne pour un service

  1. Allez sur l’onglet Services et sélectionnez un service pour lequel vous souhaitez demander un paiement.
  2. À partir de ce service, cliquez sur Détails du services. Faites défiler jusqu’à la section Paiement en ligne (cela sera visible uniquement si vous avez activé le module de paiement Square dans la partie Modules d'intégration).
  3. Sélectionnez l’option que vous préférez (En ligne, Par courriel) ou sélectionnez l’option Désactivé (aucun paiement ne sera demandé).
  4. Ajoutez le montant du paiement requis, qu’il s’agisse d’un montant complet ou d’un dépôt, comme 10% du montant total par exemple.
  5. Cliquez sur Sauvegarder et c’est fait. Lorsqu’un client réserve en ligne pour ce service un paiement sera maintenant demandé.
  6. Répétez ces étapes pour tous les services qui requierent un paiement en ligne.

Information importante :

  • N'oubliez pas que si vous définissez un montant requis égal au prix total du service, booxi supposera que vous souhaitez facturer le service en totalité, donc si le total à payer varie lors de la réservation (par exemple, plusieurs participants), le montant total sera demandé. De plus, si vous réservez plusieurs services, vous pouvez combiner des services qui nécessitent un paiement intégral, partiel ou même nul, et booxi calculera le montant en fonction de chaque paramètre de service.
  • Lorsque vos clients payent en ligne, avec Square, ils reçoivent un reçu par courriel:

Vos clients peuvent payer en ligne en toute simplicité

Lors de la réservation en ligne, votre client sera informé qu’un paiement est requis, juste avant de confirmer sa réservation. Une fois confirmée, il sera invité à payer en ligne à travers le système de paiement sécurisé Square, en utilisant une carte de crédit.

  • Si le paiement est effectué avec succès, le client recevra un courriel de confirmation de réservation de la part de booxi et un courriel de confirmation de paiement de la part de Square.
  • Si l'option d'annulation automatique de la réservation après 15 minutes est activée et que le paiement échoue, la réservation est automatiquement annulée dans les 15 minutes qui suivent. Votre client et vous-même recevrez une alerte par courriel.
  • Si l'option d'annulation automatique de la réservation après 15 minutes n'est pas activée et que le paiement échoue, un rappel de paiement est envoyé à votre client.
  • Puisque la communication est très importante lorsqu’un paiement est réalisé, le client doit fournir une adresse de courriel lors de la réservation.

Vous pouvez facilement savoir qui a payé en ligne

Comme les clients réservent et réalisent leur paiement en ligne, vous pouvez savoir qui a payé et suivre ce qui reste à recevoir. Tant que vous effectuez toujours un paiement en personne à partir de booxi ou que vous acceptez un paiement en ligne avec Square.

  • Chaque réservation vous informe de l’état actuel des paiements et du solde à payer.
  • Chaque réservation indique si un paiement a été demandé et effectué.

Le statut de couleur vous informe rapidement des statuts de paiement.

  • Bleu : un paiement a été demandé et que vous attendez que le client réalise ce paiement.
  • Jaune : un montant du paiement a été réalisé et que vous devez demander le solde restant.
  • Vert : le montant total a été payé.

booxi se charge d'identifier les paiements en ligne. Vous devez continuer à suivre les paiements de manière habituelle, tout en profitant des avantages de recevoir des paiements en ligne (voir ci-dessous).

Capturer le paiement en personne ou par téléphone

Pour toute réservation de groupe ou de rendez-vous, vous pouvez renseigner qu'un paiement en ligne ou un paiement manuel a été fait.

Ainsi, vous pouvez suivre tous les statuts de paiement depuis booxi.

Pour capturer l'information de paiement :

Pour un rendez-vous :

  1. Faites un clic droit sur le rendez-vous et sélectionnez “Percevoir un paiement”.
  2. Ou ouvrez le rendez-vous et sélectionnez “Percevoir un paiement” dans le menu en haut à droite.
  3. Vous pouvez également indiquer un montant lors de la création d'un nouveau rendez-vous. La fenêtre de paiement s'ouvrira automatiquement.

Pour les sessions de groupe :

  1. Ouvrez une réservation de groupe et sélectionnez “Percevoir un paiement” dans le menu en haut à droite.
  2. Vous pouvez également indiquez un montant lors de la création d'une nouvelle réservation de groupe. La fenêtre de paiement s'ouvrira automatiquement.

Pour capturer un paiement en ligne (via Square) pour votre client, suivez ces quelques étapes :

  1. Sélectionnez le mode de paiement Square en ligne.
  2. Indiquez le montant requis.
  3. Cliquez sur Confirmer.
  4. Le système de paiement Square s'ouvrira. Vous pouvez compléter le paiement en renseignant l'adresse courriel du client et la carte de paiement.
  5. Le statut du paiement passera à Payé.

Pour envoyer une demande de paiement par courriel, suivez ces étapes :

  1. Sélectionnez le mode de paiement pour Courriel.
  2. Indiquez le montant requis.
  3. Cliquez sur Confirmer.
  4. Le statut du paiement passera à Demandé.

Pour renseigner un paiement comptant ou en utilisant un terminal de traitement de paiement :

  1. Sélectionnez le mode de paiement Autre.
  2. Indiquez le montant requis.
  3. Cliquez sur Confirmer.
  4. Le statut du paiement passera à Payé.

Pour chaque rendez-vous ou réservation de groupe, vous pouvez consulter le statut du paiement. Pour cela, cliquez sur les information du rendez-vous ou de la réservation de groupe.

Dernier conseil

Assurez-vous de paramétrer les taxes de votre entreprise, afin que Square les prennent en compte lors du traitement des paiements.

Pour les paramétrer voici les étapes à suivre:

  • Allez sur l'onglet Mon Entreprise,
  • Cliquez sur la section "Détails de l'entreprise",
  • Faites défiler l'écran vers le bas jusqu'à la section "Taxes" et complétez les champs requis.
  • Activer le calcul des taxes.
  • Cliquez sur Sauvegarder et c'est fait.

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