Certains commerces, comme par exemple, les animaleries et les centres de réparation ont besoin d’informer leurs clients quand un service est complété. De façon générale vous pouvez avoir besoin de communiquer rapidement avec un client, par exemple pour signaler un retard dans votre planification de la journée. Avec booxi c’est maintenant simple et rapide de le faire !

Vous devez probablement appeler chaque client, tandis qu’avec booxi, vous pourriez:

  • Envoyer un message dès que la tâche est terminée.
  • Sélectionner rapidement un message prédéfini.
  • Consulter l’ensemble des communications qui ont été envoyées pour un rendez-vous ou un client.

Voici comment ça marche!

Envoyez un message à partir d’un rendez-vous

Vous pouvez prévenir votre client à partir d’un rendez-vous dans votre calendrier booxi.

1. Faites un clic droit sur le rendez-vous et sélectionnez Avertir le client.

2. Un formulaire apparaît pour choisir le moyen de communication souhaité (courriel, texto ou téléphone/appel) et le message (composez ou choisissez parmi une liste de messages prédéfinis que vous aurez créés).

Remarques : L'option Texto n'apparaît pas si aucun numéro de téléphone mobile est associé au client. Notez également que l'option Texto ne permet pas à votre client de vous répondre, il s'agit uniquement d'une communication à sens unique.

L'option Courriel n'apparaît pas si aucune adresse courriel est associée au client.

3. Cliquez sur Envoyer et le client recevra immédiatement le message dans sa boîte courriel ou sur son téléphone mobile. L'option Appel permet de prendre des notes de ce qui a été communiqué au client lors d'un appel ou bien des notes suite à un message laissé par vous, dans la boîte vocale du client. booxi ne laisse aucune message dans la boîte vocale pour vous.

4. L’aperçu du rendez-vous indique maintenant que le client a été informé, grâce à cette icône.

5. À partir du formulaire Rendez-vous, en cliquant sur Voir les messages du rendez-vous, vous avez accès à la liste des messages qui ont été envoyés pour ce rendez-vous.

Envoyer un message depuis le profile du client

Vous pouvez également envoyer une notifcation à vos clients depuis leurs profiles.

  1. Rendez-vous dans la section Clients de votre compte booxi.
  2. Recherchez le client à qui vous souhaitez envoyer une notification.
  3. Cliquez sur le client pour faire apparaître son profil.
  4. Cliquez sur Avertir le client.

4. Un formulaire apparaît et vous pouvez suivre les mêmes étapes pour contacter votre client.

Ajouter et modifier des messages prédéfinis

Vous pouvez enregistrer des messages prédéfinis qui répondent parfaitement à vos besoins. Une fois qu’ils sont créés vous pouvez les modifier ou en ajouter de nouveaux.

1. Pour cela, faites simplement un clic-droit sur le rendez-vous et sélectionnez l’option Avertir le client.
2. Sélectionnez ensuite le moyen (texto, courriel ou appel) avec lequel vous souhaitez communiquer avec le client.
3. Dans la section Message prédéfini, cliquez sur l’icône Ajouter. 

4. Vous pouvez alors ajouter un nom au message prédéfini pour le trouver rapidement par la suite. Écrivez ensuite le message que vous souhaitez envoyer et cliquez sur Sauvegarder. 

5. Vous pouvez maintenant l’utiliser en cliquant sur le menu déroulant dans la section Message Prédéfini. 

6. Si vous avez besoin de le modifier, sélectionnez le message à éditer et cliquez sur l’icône Mofidier. 

7. Une fenêtre apparaît alors pour vous permettre de modifier le texte du message prédéfini. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications ou sur Supprimer pour supprimer le message prédéfini.

Remarque : vous pouvez également ajouter des messages prédéfinis et les modifier depuis le profil du client.

Consulter l’historique des messages envoyés

À tout moment vous pouvez consulter l’historique des messages envoyés pour un rendez-vous ou pour un client.

  • À partir du formulaire du rendez-vous en question, faites un clic droit et sélectionnez Voir les messages du rendez-vous

  • À partir de la fiche client (dans la liste des clients), sélectionnez la section Historique des messages.

Avec l’envoi de messages personnalisés, vous améliorez l’expérience de vos clients et vous gagnez encore plus de temps.

Si vous souhaitez ajouter cette option à votre compte booxi, n'hésitez pas à prendre contact avec nous! 😀

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