Certains commerces, comme par exemple, les animaleries et les centres de réparation ont besoin d’informer leurs clients quand un service est complété. De façon générale vous pouvez avoir besoin de communiquer rapidement avec un client, par exemple pour signaler un retard dans votre planification de la journée. Avec booxi c’est maintenant simple et rapide de le faire !

Vous devez probablement appeler chaque client, tandis qu’avec booxi, vous pourriez:

  • Envoyer un message dès que la tâche est terminée.
  • Sélectionner rapidement un message prédéfini.
  • Consulter l’ensemble des communications qui ont été envoyées pour un rendez-vous ou un client.

Voici comment ça marche!

Envoyez un message à partir d’un rendez-vous

Vous pouvez prévenir votre client à partir d’un rendez-vous dans votre calendrier booxi.

1. Faites un clic droit sur le rendez-vous et sélectionnez Avertir le client.

2. Un formulaire apparaît pour choisir le moyen de communication souhaité (courriel, texto ou téléphone/appel) et le message (composez ou choisissez parmi une liste de messages prédéfinis).

3. Cliquez sur Envoyer et le client recevra immédiatement le message dans sa boîte courriel ou sur son téléphone mobile. Pour les messages par téléphone, cela vous permet de prendre note de ce qui a été communiqué au client lors de l’appel. booxi ne laisse aucune message dans la boîte vocale automatiquement.

4. L’aperçu du rendez-vous indique maintenant que le client a été informé, grâce à cette icône.

5. À partir du formulaire Rendez-vous, vous avez accès à la liste des messages qui ont été envoyés pour ce rendez-vous.

Ajouter et modifier des messages prédéfinis

Vous pouvez enregistrer des messages prédéfinis qui répondent parfaitement à vos besoins. Une fois qu’ils sont créés vous pouvez les modifier ou en ajouter de nouveau.

1. Pour cela, faites simplement un clic-droit sur le rendez-vous et sélectionnez l’option Avertir le client.
2. Sélectionnez ensuite le moyen (texto, courriel ou appel) avec lequel vous souhaitez communiquer avec le client.
3. Dans la section Message prédéfini, cliquez sur l’icône Ajouter. 

4. Vous pouvez alors ajouter un nom au message prédéfini pour le trouver rapidement par la suite. Écrivez ensuite le message que vous souhaitez envoyer et cliquez sur Sauvegarder. 

5. Vous pouvez maintenant l’utiliser en cliquant sur le menu déroulant dans la section Message Prédéfini. 

6. Si vous avez besoin de le modifier, sélectionnez le message à éditer et cliquez sur l’icône Mofidier. 

7. Une fenêtre apparaît alors pour vous permettre de modifier le texte du message prédéfini. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications ou sur Supprimer pour supprimer le message prédéfini.

Consulter l’historique des messages envoyés

À tout moment vous pouvez consulter l’historique des messages envoyés pour un rendez-vous ou pour un client.

  • À partir du formulaire du rendez-vous en question, faites un clic droit et sélectionnez Voir les messages du rendez-vous

  • À partir de la fiche client (dans la liste des clients), en sélectionnant la section Historique des messages.

Avec l’envoi de messages personnalisés, vous améliorez l’expérience de vos clients et vous gagnez encore plus de temps.

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