Cette fonctionnalité a été conçue pour vous aider à offrir plus de valeur et de flexibilité à vos clients. Au lieu de réserver des services individuels séparément, les clients peuvent désormais acheter des forfaits de services groupés.
Cette fonctionnalité est un module complémentaire ; pour l'activer, contactez votre représentant Booxi.
Cette fonctionnalité nécessite un compte Head Office ; pour l'obtenir, vous devez être abonné au plan Essentiel, Standard ou Custom.
Avantages des forfaits
Augmentation des revenus et fidélisation de la clientèle
Encouragez les réservations répétées en offrant des réductions de volume ou des offres exclusives sur les forfaits de services.
Les clients sont plus susceptibles de revenir lorsqu'ils ont déjà acheté plusieurs séances.
Paiements simplifiés
Avec les forfaits, les clients peuvent prépayer plusieurs séances, réduisant ainsi le besoin de transactions répétées. Cela assure des opérations plus fluides pour vous et vos clients.
Meilleur engagement et engagement client
Les forfaits de services incitent les clients à s'engager pour plusieurs séances, ce qui est particulièrement avantageux si vous offrez des services continus tels que les traitements de corps.
Offres personnalisables
Adaptez les forfaits à vos services, qu'il s'agisse d'un nombre défini de rendez-vous, de plans à base de temps ou de traitements groupés, vous avez la flexibilité de structurer les forfaits comme bon vous semble.
Qu'est-ce qu'un Forfait ?
Un forfait est un ensemble prédéfini de services proposés aux clients sous forme de pack. Par exemple, un forfait de 4 services.
Les forfaits peuvent inclure différents services (ex. Service A, Service B, etc.).
La valeur d'un forfait est basée sur son nombre total d'unités (ex. 5 unités, 100 unités) ; chaque service attribué à un forfait a sa propre valeur unitaire (ex. 1 unité, 60 unités, etc.), qui peut être configurée par forfait.
Les unités sont utilisées via la réservation de services dans l'onglet Calendrier (doit être fait manuellement par un utilisateur Booxi).
Les unités peuvent être définies de différentes manières en fonction de votre cas d'utilisation. Par exemple, elles peuvent représenter :
Durée (c'est-à-dire minutes ou heures). Par exemple, un forfait de 300 minutes.
Quantité (c'est-à-dire nombre de rendez-vous). Par exemple, un forfait de 5 rendez-vous.
etc.
Un forfait contient les éléments suivants :
Nom
Total des unités
Prix
Délai d'expiration
Description
Les forfaits doivent avoir au moins un service attribué pour pouvoir utiliser leurs cartes associées dans l'onglet Calendrier (voir la section "Comment utiliser une carte"). Un nombre illimité de services peuvent être affectés à un forfait.
Cartes
Les forfaits sont liés aux clients via des cartes, qui suivent l'achat, la modification et l'utilisation des unités du forfait.
Chaque fois qu'un client achète un forfait, une carte lui est émise.
Les cartes doivent être créées manuellement par un utilisateur Booxi à partir de la vue Cartes dans l'onglet "Forfaits et Cartes". Un forfait ne peut être réclamé que par l'utilisation d'une carte.
Les clients peuvent utiliser un forfait dans n'importe quel magasin associé à votre Head Office, à condition que la fonctionnalité clientèle partagée soit activée (contactez votre représentant Booxi pour plus d'informations).
Les clients peuvent posséder plusieurs cartes.
Fonctionnement
Un client (John) se présente à votre boutique ; il souhaite acheter un forfait. Après avoir encaissé le paiement de John, vous lui émettez une carte. Le solde de la carte de John est de 200 unités.
Immédiatement après l'achat, John souhaite utiliser un service (Massage, d'une valeur de 50 unités) inclus dans le forfait. Un membre du personnel entame le processus d'utilisation en créant un rendez-vous, tout en s'assurant de sélectionner le profil client de John.
Le membre du personnel sélectionne l'option « Utiliser une carte de forfait » dans les options du rendez-vous, en précisant le service et le forfait associé. Le solde de la carte de John est automatiquement débité de la valeur unitaire du service ; cette action est enregistrée dans l'historique des transactions de la carte de John. Le solde de la carte de John est désormais de 150 unités, puisque 50 unités ont été déduites du total précédent de 200.
Onglet Forfaits et Cartes
Vue Forfaits
Comment créer un forfait
Les forfaits sont créés à partir du Head Office ; par conséquent, vous devez être un utilisateur du Head Office pour créer des forfaits. Vous devez avoir un accès Administrateur, Superviseur ou Gérant.
Les forfaits sont disponibles dans tous les magasins associés à votre Head Office. Cependant, les services ne peuvent être utilisés que dans les magasins qui offrent le service.
Pour créer un forfait, suivez ces étapes :
Naviguez vers l'onglet « Forfaits et Cartes ».
Cliquez sur le bouton "Ajouter un forfait" représenté par l'icône de cadeau.
Nommez votre forfait (ex. "Forfait spécial 5 services", "Forfait bienvenue", etc.).
Définissez le total des unités (ex. 200).
Entrez un type d'unité (ex. minutes, heures, séances, services, etc.).
Ensuite, configurez les détails de votre forfait :
Définissez un prix (0 $ par défaut).
Choisissez si le prix inclut ou non les taxes associées.
Définissez le délai d'expiration (facultatif). Ceci détermine la date d'expiration par défaut pour les cartes créées pour ce forfait.
Ce champ n'affecte pas le forfait lui-même.
Lorsque le délai d'expiration est atteint, le forfait ne peut plus être vendu à moins que son délai d'expiration ne soit mis à jour.
Description (facultatif).
Définissez le statut du forfait. S'il est inactif, aucune carte ne peut être créée pour ce forfait, empêchant ainsi la vente du forfait.
Ce statut n'affecte pas les cartes existantes.
Ensuite :
Attribuez des services au forfait (seuls les services de type "Rendez-vous" peuvent être attribués).
Attribuez une valeur unitaire à chaque service attribué ; cela représente le nombre d'unités qui seront déduites du solde du forfait lorsque ce service est utilisé. Par défaut, la valeur unitaire du service est de 1.
*Note : Les services peuvent avoir des configurations d'unités différentes selon les forfaits. Par exemple, le service 1 vaut 5 unités dans le forfait A, mais 50 unités dans le forfait B.
Assurez-vous de définir la valeur unitaire du service en fonction du type d'unité que vous avez choisi. Par exemple :
Si votre type d'unité est Durée, la valeur unitaire de vos services doit refléter leur durée réelle. (ex. 60 → 60 minutes)
Si votre type d'unité est Quantité, la valeur unitaire de vos services doit simplement refléter leur quantité (ex. 1 → 1 service).
Si vous attribuez plusieurs services à un forfait, les clients peuvent choisir les services à utiliser (dans la limite de la capacité unitaire). Par exemple, supposons que vous offrez un forfait avec un nombre total d'unités de 200 minutes. Le forfait a 3 services attribués : service A (25 unités), B (50 unités) et C (100 unités). Le client peut choisir les combinaisons suivantes (par exemple) :
8x service A
4x services B
2x services C
2x service A, 2x service B, 1x service C
etc.
Comme l'exemple ci-dessus le montre, pour les forfaits qui ont plusieurs services attribués, vous ne pouvez pas imposer aux clients de réserver un service plutôt qu'un autre.
Comment modifier un forfait
Les modifications apportées aux forfaits seront reflétées dans les magasins qui les proposent.
Pour modifier un forfait, il suffit de cliquer dessus, d'apporter les modifications appropriées, puis de sauvegarder.
Notes sur les effets de la modification d'un forfait sur les cartes associées :
Total des unités : la mise à jour de ce champ n'affecte PAS le solde restant des cartes existantes.
Délai d'expiration : la mise à jour de ce champ n'affecte PAS la date d'expiration des cartes existantes.
Les forfaits ne peuvent pas être supprimés, seulement rendus inactifs. Les forfaits inactifs ne peuvent pas être vendus aux clients.
Vue Cartes
La vue Cartes affiche un tableau contenant une liste de toutes les cartes.
Ce tableau contient les colonnes suivantes :
ID de la carte : l'ID unique de la carte, généré par le système.
Numéro de carte : le numéro de carte, créé par l'utilisateur.
Nom du client
ID du client
Forfait : le nom du forfait.
Unités initiales : le montant total des unités de la carte lors de sa création.
Solde restant : le solde actuel de la carte en unités.
Expiration : la date d'expiration de la carte.
Date d'émission : la date à laquelle la carte a été émise.
Personnel émetteur : le nom du membre du personnel qui a émis la carte.
Si le magasin dans lequel le membre du personnel a émis la carte ne correspond pas au magasin que l'utilisateur consulte actuellement, ce champ sera vide.
Dernière utilisation : la date de la dernière utilisation de la carte.
Dans cette vue, vous pouvez également effectuer les actions suivantes :
Modifier la carte
Désactiver la carte (en modifiant la date d'expiration)
Rechercher par nom de client, numéro de carte
Afficher l'historique des transactions
Dans l'enregistrement de la transaction, le nom du personnel ne sera affiché que si le magasin dans lequel le personnel a effectué l'action correspond au magasin que l'utilisateur consulte actuellement. Autrement dit, si le personnel a effectué l'action dans le magasin A, mais que l'utilisateur consulte le magasin B, le nom du personnel ne sera pas affiché.
Comment créer une carte
Pour créer une carte, suivez ces étapes :
Cliquez sur l'icône 'Nouvelle carte' dans le coin supérieur droit de l'écran.
Entrez les informations requises :
Forfait *
Numéro de carte
Date d'expiration
Par défaut, les cartes héritent de la date d'expiration (c'est-à-dire du délai) du forfait. Cependant, cela peut être modifié.
Nom et prénom du client*
Note de transaction*
Comment utiliser une carte
Une carte est utilisée directement à partir d'un rendez-vous dans l'onglet Calendrier.
Onglet Calendrier
Ouvrez un rendez-vous.
Ouvrez le menu d'options dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Cliquez sur "Utiliser une carte de forfait".
Entrez les informations requises :
Service [menu déroulant]
Carte [lecture seule]
Menu déroulant, peut sélectionner parmi les cartes du client (tient compte du service)
Affiche le numéro de carte (le cas échéant), l'ID de la carte, la date d'expiration et les unités restantes.
Lors de l'utilisation, la valeur unitaire du service sera automatiquement déduite du solde de la carte.
Comment modifier une carte
Naviguez jusqu'à l'onglet "Forfaits et Cartes", ouvrez le sous-onglet "Cartes".
Cliquez sur une carte dans le tableau des cartes ; le panneau des détails de la carte s'ouvrira.
Modifiez l'une des informations suivantes, puis sauvegardez :
Numéro de carte
Solde restant
Date d'expiration
Nom du client
La modification du nom du client modifie la propriété de la carte.
En cas de changement de propriétaire, les anciens propriétaires de la carte peuvent être retrouvés dans les rapports automatisés en filtrant par ID de carte.
Exemples de cas d'utilisation
Utilisation de la durée comme type d'unité (c'est-à-dire les minutes)
Prix : 600 $.
3 services attribués : "Manucure" (60 minutes), "Pédicure" (60 minutes), "Massage" (120 minutes)
Total des unités : 360 (minutes)
Valeur unitaire du service :
Valeur unitaire "Manucure" : 60. 1 rendez-vous de manucure = 60 unités utilisées.
Valeur unitaire "Pédicure" : 60. 1 rendez-vous de pédicure = 60 unités utilisées.
Valeur unitaire "Massage" : 120. 1 rendez-vous de manucure = 120 unités utilisées.
Le client peut réserver autant de rendez-vous que son solde le permet.
Utilisation de la quantité (c'est-à-dire le nombre de réservations) comme type d'unité
Prix : 200 $.
1 service attribué : "Traitement facial"
Total des unités : 4
Valeur unitaire du service :
Valeur unitaire "Traitement facial" : 1. 1 traitement facial = 1 unité utilisée.
Le client peut réserver au maximum 4 rendez-vous.
etc.
Limitations
Cette fonctionnalité est actuellement limitée de la manière suivante :
*Notez que ces limitations pourront être levées à mesure que la fonctionnalité sera développée.
Seuls les services de type "Rendez-vous" peuvent être attribués aux forfaits.
Pas d'accès API ou webhook.
Aucune notification par courriel/SMS n'est générée.
Les forfaits ne sont pas affichés dans le booking widget et ne peuvent donc pas être achetés en ligne.
L'achat de forfaits doit être effectué par les membres du personnel au nom des clients.
Les cartes doivent être émises par les membres du personnel et ne peuvent être utilisées que par les membres du personnel.
Les clients n'ont pas accès à leur solde de carte ; pour y accéder, ils doivent demander à un membre du personnel.
L'application mobile ne supporte pas cette fonctionnalité.
Pour permettre aux clients d'utiliser les services dans n'importe quel emplacement, une clientèle partagée est nécessaire.
La clientèle partagée n'est disponible que pour les magasins liés à un seul Head Office.
La fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs des plans Essentiel, Standard ou Custom.
Aucune image ne peut être téléchargée pour les forfaits.
Aucun rapport du Back Office n'est disponible.
Vous ne pouvez pas fournir de traductions personnalisées pour les forfaits.
Note concernant le paiement
*IMPORTANT : chaque fois qu'un service est utilisé, le solde de paiement du rendez-vous n'est pas affecté. Il est donc fortement recommandé de solder le rendez-vous en fixant le prix du rendez-vous à 0 après l'utilisation. De cette façon, vous pourrez rapidement déterminer quels rendez-vous ont été payés (que ce soit par paiement direct ou par utilisation de forfait).
Pour régler le solde impayé, suivez ces étapes :
Solde initial, mis à 0.
Sélectionnez "Percevoir un paiement".
Entrez une méthode de paiement.
Le nouveau solde sera reflété.
Rapports
Il est possible d'exporter un rapport contenant toutes les transactions de carte. Pour plus d'informations, voir ici.
*Note : pour exporter ce rapport, vous devez être sur le plan Standard ou Custom.
Autres
Q : "J'émets des cartes physiques à mes clients. Que se passe-t-il si un client perd sa carte ?"
Rien. Puisque les cartes sont des entités numériques, il n'y a aucun risque associé à la perte de leurs cartes physiques par les clients. Si vous le souhaitez, vous pouvez donner au client une nouvelle carte physique, en vous assurant d'y indiquer l'ID de carte correct.
Pour utiliser une carte au nom de quelqu'un d'autre, vous devez modifier le solde de la carte directement à partir de la vue de la liste des cartes.
Les cartes deviennent inactives lorsque leur date d'expiration est atteinte ; elles peuvent également être rendues inactives par un utilisateur Booxi. Les cartes expirées ne peuvent pas être utilisées.