Booxi vous propose trois façons de collecter les paiements ou les informations de carte de crédit lorsque les clients réservent en ligne :
En ligne
Capturer l'info de la carte
Par e-mail
Le choix de l'option dépend de vos objectifs commerciaux, de votre flux de travail et du niveau de flexibilité que vous souhaitez offrir à vos clients.
*Note : aucun remboursement n'est traité dans Booxi ; si vous utilisez Square ou Stripe pour capturer les paiements, le remboursement doit être effectué à partir du tableau de bord de votre compte ou du terminal approprié.
Aperçu et cas d'utilisation
En ligne
Les clients sont tenus de payer à l'avance lors de la réservation (montant total ou partiel).
Quand cette option est-elle la plus pertinente ?
Vous souhaitez réduire le nombre de rendez-vous non honorés (manqués) et d'annulations.
Les rendez-vous constituent votre principale source de revenus (chaque plage horaire manquée est une perte sèche).
Vous avez des coûts initiaux (préparation du personnel, matériel, location d'installations, etc.) qui ne peuvent être récupérés en cas d'annulation.
Vous proposez des services virtuels ou à distance.
Avantages
Le plus fort moyen de dissuasion contre les rendez-vous non honorés.
Revenus immédiats.
Effort administratif minimal puisque le paiement est automatique.
Inconvénients
Peut décourager certains clients qui ne souhaitent pas payer à l'avance.
Nécessite de gérer les remboursements en cas d'annulation dans les délais autorisés.
Cas d'utilisation + paramètres
Frais de réservation : Vous voulez facturer des frais pour couvrir les coûts initiaux. Exemple de configuration :
Définissez le paiement requis (Détails du service > Prix > Paiement requis).
Option 1 : Non remboursable en tout temps
Texte de politique de réservation / paiement personnalisé :
« Des frais de réservation de 15,00 $ sont requis pour garantir votre place. Ces frais ne sont pas déduits du coût total du service et sont non remboursables, même si vous annulez votre rendez-vous. »
Option 2 : Remboursement conditionnel
Texte de politique de réservation / paiement personnalisé :
« Des frais de réservation de 15,00 $ sont requis pour garantir votre place. Ce montant ne sera remboursé que si vous annulez votre rendez-vous plus de 7 jours avant la date prévue. Ces frais ne sont pas déduits du coût total du service. »
Acompte (Dépôt) : Vous voulez un dépôt pour garantir la place. En cas d'annulation par le client, l'acompte peut être remboursé ou non, selon votre politique d'annulation. Exemple de configuration :
Définissez le paiement requis (Détails du service > Prix > Paiement requis).
Texte de politique de réservation / paiement personnalisé :
« Un dépôt de 15,00 $ est requis pour garantir votre place. Ce montant sera déduit du coût total du service. Si vous annulez votre rendez-vous plus de 24 heures avant l'heure prévue, le dépôt vous sera remboursé. Si vous annulez moins de 24 heures avant l'heure prévue, le dépôt ne sera pas remboursé. »
Capturer les informations de carte
Les clients fournissent leur information de carte de crédit lors de la réservation, mais vous ne les débitez qu'en cas de besoin (ex: rendez-vous manqué).
Quand cette option est-elle la plus pertinente ?
Vous avez des tarifs variables ou flexibles (ex: facturation au temps, ajouts de services).
Vous voulez une protection contre les rendez-vous non honorés sans créer une barrière trop forte à la réservation.
Vous avez des clients réguliers, et stocker la carte facilite les futures réservations.
Avantages
Barrière à l'entrée plus faible que le paiement immédiat.
Offre la flexibilité de décider quand facturer.
Décourage les réservations fictives ou indésirables (spam).
Inconvénients
Nécessite un effort manuel pour traiter les frais d'annulation tardive.
Moins dissuasif que le paiement anticipé.
Cas d'utilisation + paramètres
Vous souhaitez capturer les informations de carte de crédit du client afin de pouvoir le facturer s'il annule son rendez-vous en dehors de votre fenêtre d'annulation ou s'il ne se présente pas. Exemple de configuration :
Texte de politique de réservation / paiement personnalisé :
« Des frais équivalents à 50 % du prix du service vous seront facturés si vous annulez moins de 24 heures avant l'heure du rendez-vous. »
Par courriel
Les clients réservent d'abord, puis reçoivent une demande de paiement par courriel.
Quand cette option est-elle la plus pertinente ?
Vous offrez des services personnalisés ou de grande valeur nécessitant une discussion préalable.
Vous privilégiez la relation client (pour ceux hésitants à payer en ligne ou préférant payer plus tard).
Le risque d'annulation ou de rendez-vous manqué est faible.
Avantages
Convivial : pas de barrière immédiate, le client a plus de temps pour payer.
Sécurité et confidentialité : il est plus sûr de fournir les informations de carte de crédit en ligne plutôt que par téléphone ; les clients en sont également conscients.
Inconvénients
Dépend de l'action du client suite à la réception du courriel.
Travail administratif supplémentaire pour le suivi des paiements.
Faible effet dissuasif contre les rendez-vous manqués par rapport aux autres options.
Cas d'utilisation + paramètres
Exemple de configuration : Texte de la politique de réservation personnalisée/Texte de la politique de paiement personnalisée : « Veuillez effectuer le paiement via le courriel de paiement qui vous sera envoyé après la réservation. »
*Remarque : vous pouvez envoyer des demandes de paiement aux clients par courriel en utilisant le bouton « Percevoir un paiement » dans l'écran de rendez-vous.
Réduire les rendez-vous non honorés et les pertes de revenus
Les rendez-vous non honorés et les annulations tardives peuvent vous coûter du temps et de l'argent. Chaque option de paiement offre un niveau de protection différent contre les pertes de revenus. Voici leur classement relatif :
En ligne → Protection élevée. Les clients paient à l'avance, ce qui les rend beaucoup moins susceptibles d'annuler ou de manquer un rendez-vous.
Capturer l'info de la carte → Protection modérée. Les détails de la carte sont enregistrés et vous pouvez facturer plus tard si nécessaire, ce qui décourage les annulations.
Par courriel → Protection faible. Comme le paiement est optionnel jusqu'à plus tard, cette option repose sur le suivi du client et offre une dissuasion minimale contre les rendez-vous non honorés.
Tableau comparatif
Caractéristique | En ligne | Capture de carte | Par courriel |
Moment du paiement | Immédiat (total ou partiel) | Seulement si débité plus tard | Après réservation, via demande |
Engagement client | Très élevé | Moyen | Moyen à faible |
Effort de gestion | Faible | Moyen (débit manuel) | Moyen (suivi des emails) |
Remboursements | Probabilité moyenne: remboursement manuel peut être nécessaire | Probabilité moyenne-faible : facturation manuelle peut être nécessaire | Faible probabilité : remboursement manuel peut être nécessaire |
Idéal pour | Éliminer les rendez-vous non honorés | Flexibilité, facturation uniquement lorsque nécessaire | Application sélective, option favorable au client |
Paramètres pertinents
Texte de politique de réservation personnalisé, Texte de politique de paiement personnalisé : Dans tous les cas, il est très important de préciser vos politiques d'annulation/modification, de non-présentation et/ou de paiement. Ces politiques peuvent être définies soit à partir de l'onglet « Mon entreprise » > Règles de réservation, soit à partir de l'onglet « Services » > Règles de réservation.
Annulation et modification par le client: Ce paramètre définit le temps dont disposent les clients pour annuler ou modifier leur rendez-vous. Selon les besoins de votre entreprise, ce réglage peut vous être utile. Par exemple, imposer une limite d'annulation peut forcer les clients à vous contacter directement s'ils tentent d'annuler en dehors de la fenêtre autorisée, ce qui vous permet de leur rappeler votre politique d'annulation et (facultativement) de les facturer.
Annuler automatiquement un rendez-vous non payé : Ce paramètre annule automatiquement les rendez-vous s'ils ne sont pas payés dans les 15 minutes suivant le moment de la réservation. Cela peut être utile pour éviter que des rendez-vous incomplets n'encombrent votre calendrier.
Mode d'approbation des rendez-vous (Automatique (après le paiement en ligne)) : Lorsque ce paramètre est activé, vos rendez-vous prévus nécessitant un paiement en ligne ne seront approuvés QU'APRÈS que le client a complété son paiement avec succès ; tant que le paiement n'est pas fourni, le rendez-vous apparaîtra comme « Demande en attente de votre approbation ». Ainsi, les clients ne recevront un message de confirmation qu'APRÈS avoir effectué leur paiement.
Note importante
Avant de facturer des clients dans Booxi, assurez-vous de connaître les lois de protection du consommateur dans votre région. Dans certaines juridictions, il peut être interdit de facturer un client pour un rendez-vous manqué. Il est de votre responsabilité de vous assurer que vos politiques sont conformes aux réglementations locales.