Suivez ces étapes pour créer un rendez-vous client dans l'onglet Calendrier :
Dans l'onglet Calendrier, cliquez avec le bouton gauche de la souris sur une plage horaire ouverte ou cliquez sur l'icône "Nouveau rendez-vous" en haut à droite de votre écran.
Entrez les informations suivantes :
Service
Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 services. Pour ajouter un autre service, cliquez sur l'icône + en bas du formulaire de rendez-vous :
Pour les rendez-vous à plusieurs services, les clients ne recevront qu'un seul rappel, indiquant la durée totale du rendez-vous ainsi que la liste des services.
Les services attribués à la personne dont vous consultez actuellement le calendrier apparaissent en haut de la liste, suivis de tous les autres services.
Si le service sélectionné exige que le client réponde à un questionnaire, vous pouvez entrer manuellement les réponses ici :
Durée du service
Prix
Méthode de paiement
Montant demandé
Personnel
Par défaut, le rendez-vous sera attribué au personnel dont vous consultez actuellement le calendrier ; vous pouvez modifier votre sélection à tout moment.
Vous pouvez accéder à son calendrier en cliquant sur l'icône du personnel.
Si le client a demandé à voir un membre du personnel spécifique, vous pouvez cocher la case "Demandé par le client", ce qui ajoutera une icône d'étoile au rendez-vous (le paramètre "Sélection du personnel de préférence" doit être activé).
Ressource
Si le service choisi nécessite l'utilisation d'une ressource, vous devez sélectionner une ressource.
Vous pouvez accéder au calendrier de la ressource en cliquant sur l'icône de la ressource.
Date
Heure
Client
Recherchez par nom et/ou prénom, une liste de clients apparaîtra.
Si le client n'existe pas, remplissez les champs obligatoires. Le client sera automatiquement ajouté à votre dossier.
Demande supplémentaire du client (visible par le client)
Vous pouvez ajouter ici des demandes ou des commentaires supplémentaires de la part de votre client ; ces informations seront incluses dans le courriel de confirmation envoyé à votre client.
Options
Demander une confirmation au client : un message sera envoyé au client pour lui demander sa confirmation ; le rendez-vous sera créé avec le statut "En d'une confirmation du client". Une fois confirmé par le client, le statut passera à "Approuvé".
Approuver sans confirmation du client : voici l'option par défaut. Le rendez-vous sera créé avec le statut "Approuvé" et le client recevra un message de confirmation.
Ne pas envoyer de message au client : sélectionnez cette option si vous ne voulez pas que votre client soit notifié ; cela peut être utile si le client a déjà confirmé le rendez-vous avec vous et souhaite que vous le créiez pour lui.
Note rapide
Vous pouvez ajouter des notes ou des commentaires supplémentaires ; ces notes ne seront pas visibles par le client.
Notes de rendez-vous
Ces notes seront ajoutées au profil du client (pas visibles par le client).
En bas de la fenêtre de rendez-vous, vous pouvez voir la date/heure de création du rendez-vous et sa dernière modification, avec le nom de la personne qui a effectué l'action.
Les rendez-vous sont configurés en fonction des règles de réservation de l'entreprise et du service au moment de la création du rendez-vous. Donc si vous modifiez les règles de réservation, les changements ne s'appliqueront qu'aux nouveaux rendez-vous (c'est-à-dire ceux que vous créez après avoir effectué la modification).
Vous pouvez aussi créer un rendez-vous à partir de l'onglet Clients :
