Votre client a demandé à prendre un nouveau rendez-vous directement avec vous, à réserver un service qui n'est pas disponible en ligne ou vous voulez simplement prendre un rendez-vous sur un créneau qui n'est normalement pas disponible? Cet article vous expliquera comment faire.
1. Ajouter un nouveau rendez-vous
Depuis l'onglet Calendrier, vous avez deux options pour le faire,
En cliquant exactement sur la plage horaire et en choisissant l'option Nouveau Rendez-vous:
En utilisant le bouton Nouveau rendez-vous:
2. Ajouter des services à un rendez-vous
Vous pouvez ajouter jusqu'à maximum 5 services.
Sélectionnez le premier service du rendez-vous
La liste des services associés au calendrier sélectionné apparaissent en premier.Par défaut les paramètres du service sélectionné seront ajoutés, vous pouvez bien sûr les modifier au besoin:
Si le service sélectionné requiert les réponses d'un client à un questionnaire, il vous sera possible de renseigner les réponses manuellement.
Pour ajouter plusieurs services dans un même rendez-vous, cliquez sur le signe + au bas du formulaire et répétez les étapes pour sélectionner un autre service (optionnel)
Note: Quand un rendez-vous a plusieurs services, les clients reçoivent un seul rappel, avec la durée totale de l'ensemble des services du rendez-vous.
3. Assigner le bon personnel
Par défaut, Booxi assigne l'employé associé au calendrier que vous avez utilisé pour ajouter le rendez-vous. Vous pouvez facilement le modifier en sélectionnant un autre employé dans la liste.
Vous pouvez facilement accéder au calendrier du personnel en cliquant sur l'icône du personnel.
Note : si le client a spécifiquement demandé un personnel, vous pouvez cocher la case "Demandé par le client". Cela ajoutera une étoile dans le créneau du rendez-vous.
4. Sélectionner la ressource
Si le service que vous souhaitez réserver est associé à une ressource, la sélection de la ressource associée est demandée. Vous pouvez accéder à la disponibilité de la ressource en cliquant sur l'icône de la ressource.
5. Ajouter un client au rendez-vous
Maintenant vous pouvez choisir un client existant ou en créer un nouveau pour finaliser la réservation.
Pour choisir un client existant, entrez simplement le prénom ou le nom du client dans les champs indiqués. Booxi vous montrera des possibilités qui correspondent à la recherche que vous venez d'effectuer.
Sélectionnez le contact souhaité pour compléter le reste des champs.
Pour créer un nouveau dossier client, compléter l'ensemble des champs concernant le client, dans le formulaire de rendez-vous. Si Booxi ne trouve personne y correspondant, un nouveau dossier client sera créé.
6. Ajouter une demande du client
Si le client mentionne quelque chose de spécifique pour son rendez-vous, vous pouvez l'ajouter dans la section demande additionnelle . Cette demande apparaîtra dans l'email de confirmation du client.
Vous pouvez également ajouter une note rapide qui ne sera pas affichée dans les emails envoyés aux clients.
7. Sélectionner l'option de communication
Par défaut, l'option de communication est configurée sur "Approuver sans confirmation du client". Si vous n'avez pas besoin d'envoyer un email de communication à votre client, sélectionnez "Ne pas envoyer de message au client".
⚠️Important
Les rendez-vous sont configurés avec les règles de réservation de l'entreprise et du service lors de la prise du rendez-vous. S'il y a une modification des règles de réservation, elle ne sera appliquée qu'aux nouveaux rendez-vous.