Si vous avez des services qui nécessitent l'utilisation de ressources (par exemple : une salle, du matériel, des équipements), vous devez créer des ressources. La fonctionnalité des ressources vous permet de prendre en compte la disponibilité de vos ressources lors de la réservation. Ainsi, un service ne pourra être réservé que si au moins une des ressources qui lui sont associées est également disponible.
Qu'est-ce qu'une ressource ?
Les ressources représentent tout élément nécessaire à la réalisation d'un service. Elles sont associées aux services de la même manière que les membres du personnel. Les ressources peuvent être utilisées pour des rendez-vous ou des locations.
Si vous associez une ressource à un service, celui-ci ne pourra être réservé que si au moins une des ressources qui lui sont associées est également disponible.
*Note : cette condition peut être ignorée.
Créez une ressource
Pour créer une ressource, suivez ces étapes:
Naviguez vers l'onglet Ressources
Cliquez sur le bouton "Ajouter une nouvelle ressource"
Nommez la ressource
Affectez la ressource à une catégorie
Sélectionnez un type de ressource
Si votre ressource est destinée à être utilisée pour des rendez-vous, sélectionnez « Pour rendez-vous »
Si votre ressource est destinée à être utilisée pour des locations, sélectionnez « Pour locations ».
Cliquez sur “Nouveau”
Ensuite, remplissez les sections suivantes :
Pour les ressources de rendez-vous
Détails de la ressource
Nom de la ressource
Catégorie
Description (facultatif)
Services associés (seuls les services de type « Rendez-vous » apparaîtront dans la liste)
Horaire des disponibilités (fonctionne de la même manière que les horaires de travail du personnel)
Heure d'ouverture de l'entreprise : si cette option est choisie, la disponibilité de la ressource correspondra à vos heures d'ouverture.
Horaire de travail hebdomadaire : si cette option est choisie, la disponibilité de la ressource sera basée sur l'horaire de travail que vous y avez défini.
Calendrier : si cette option est choisie, la ressource sera considérée comme indisponible par défaut ; vous devrez créer des plages horaires disponibles dans l'onglet Calendrier pour la rendre disponible à la réservation. Cette option est utile si la disponibilité de votre ressource change souvent.
Il est très important de créer des disponibilités pour votre ressource, car la disponibilité de la ressource affecte les créneaux horaires affichés à vos clients lorsqu'ils réservent en ligne (en fonction de vos modes de sélection du personnel en ligne et de sélection de plage horaire) ; voir ici pour plus de détails.
Règles de réservation
Intervalle de rendez-vous : ce paramètre détermine l'intervalle de temps entre les plages horaires disponibles affichées aux clients.
Partager avec tout le personnel : si cette option est activée, la ressource pourra être réservée par tous les membres du personnel.
Pour les ressources de location
Détails de la ressource
Nom de la ressource
Catégorie
Identification de l'item
Emplacement de l'item
Valeur de remplacement (seulement pertinent si vous êtes intégré avec Lightspeed)
Description
Services associés (seuls les services de type « Location » apparaîtront dans la liste)
Créer, modifier, supprimer une catégorie de ressources
Créer une catégorie de ressources
Dans l'onglet « Ressources », cliquez sur l'icône de dossier dans le coin supérieur gauche de l'onglet.
Nommez votre catégorie, puis cliquez sur « Nouveau ».
Modifier/supprimer une catégorie de ressources
Dans l'onglet « Ressources », cliquez sur l'icône du stylo correspondant à la catégorie que vous voulez modifier/supprimer.
Pour modifier, il vous suffit de faire vos changements, puis de sauvegarder. Pour supprimer, cliquez sur le bouton « Supprimer ».
Si vous voulez supprimer une catégorie de ressources, elle doit être vide ! Vous pouvez toujours réaffecter des ressources à une nouvelle catégorie.
Accédez au calendrier d’une ressource
Dans l'onglet Calendrier, sélectionnez « Ressources » comme indiqué ci-dessous :
Réservez manuellement un rendez-vous qui nécessite une ressource
Lorsque vous créez un rendez-vous avec un service qui nécessite une ressource, vous pouvez sélectionner une ressource dans la fenêtre de création, comme indiqué ci-dessous :
La disponibilité de la ressource (basée sur l'heure du rendez-vous et l'intervalle de la ressource) est affichée sous le titre.
Vous ne pouvez ajouter qu'une seule ressource par rendez-vous.
Supprimez une ressource
Si vous n'avez plus besoin d'une ressource, supprimez-la en quelques clics :
Naviguez vers l'onglet Ressources
Cochez la case de la ressource(s) que vous voulez supprimer
Cliquez sur le menu Options
Cliquez sur Supprimer
Si, au moment de la suppression, la ressource est affectée à au moins un rendez-vous futur, vous serez averti par le message suivant :
Si vous décidez de supprimer la ressource malgré l'avertissement, ces rendez-vous ne seront pas affectés.
Activez/désactivez une ressource
Les ressources doivent avoir le statut « Actif » pour être disponibles à la réservation. Lors de la création d'une ressource, celle-ci sera aura le status « Actif » par défaut.
Lorsqu'une ressource n'est pas en état de fonctionnement (ou que vous ne souhaitez tout simplement pas la rendre disponible pour la réservation), elle peut être classée comme « Hors service ».
Les services de type « Location » qui n'ont pas de ressources actives associées ne peuvent pas être réservés. Pour le rendre disponible à la réservation, il faut s'assurer que le service a au moins une ressource active associée.
Règles de réservation des ressources
Seules les ressources de type « Pour rendez-vous » ont des règles de réservation.
Intervalle de rendez-vous
Ceci détermine l'intervalle de temps entre les plages horaires disponibles affichées aux clients.
Partager avec tout le personnel
Si cette option est activée, le calendrier de cette ressource peut être vu par tous les utilisateurs dans l'onglet Calendrier.