Vue liste de la file d'attente
Les statistiques de la file d'attente sont affichées en haut de la vue du calendrier. Elles comprennent :
Clients servis : le nombre de clients servis jusqu'à présent aujourd'hui (c'est-à-dire dont le statut de la réservation est « Complété »).
Total de la file d'attente : le nombre de Clients actuellement dans la File d'attente (comprend tous les Clients, quel que soit le Statut de leur Réservation).
Personnel de file d'attente disponible : le nombre de membres du personnel qui ne servent pas actuellement un client (*Note : seuls les membres du personnel qui sont assignés à la file d'attente sont pris en compte).
Vous trouverez plus de statistiques en cliquant sur le bouton des statistiques affiché ici :
Temps d'attente (c'est-à-dire le temps écoulé entre le moment où un client rejoint la file d'attente et le moment où un membre du personnel lui est assigné)
Minimum : le temps d'attente le plus court parmi les réservations d'aujourd'hui.
Maximum : le temps d'attente le plus long parmi les réservations d'aujourd'hui.
Moyenne : le temps d'attente moyen de la file d'attente.
Durée du service (ne prend en compte que les réservations en file d'attente avec le statut « Complété »)
Minimum : la durée de service la plus courte parmi les réservations d'aujourd'hui ; mesure le temps écoulé entre le début et la fin d'un service.
Maximum : la durée de service la plus longue parmi les réservations d'aujourd'hui ; mesure le temps écoulé entre le début et la fin d'un service.
Moyenne : la durée moyenne du service.
Total aujourd'hui
Réservations : nombre total de réservations en file d'attente.
Clients servis : nombre total de clients servis (c'est-à-dire dont le statut de la réservation en file d'attente est « Complété »).
No-show : nombre total de réservations en file d'attente avec le statut « No-show » (Manqué).
La vue liste de la file d'attente contient les colonnes suivantes :
# : la position actuelle du client dans la file d'attente.
Statut : voir les statuts de file d'attente pour plus d'informations.
Réservation : l'identifiant unique de la réservation.
Durée : la durée estimée du service, sauf si la réservation est complétée, auquel cas elle reflétera la durée réelle du service.
Heure : temps d'attente restant estimé.
Personnel : le nom du membre du personnel actuellement assigné à la réservation.
Service : le nom du service offert.
Nom du client
Téléphone
Courriel du client
Vous pouvez réorganiser (c'est-à-dire glisser/déposer) et redimensionner les colonnes comme bon vous semble.
Sommaire des détails de la file d'attente
Pour voir rapidement les détails d'une réservation, passez simplement la souris dessus.
Paramètres de la file d'attente (Règles de Réservation)
Les paramètres de la file d'attente ne peuvent être modifiés que si toutes les réservations de file d'attente actuelles sont soit terminées soit annulées, et que l'heure de fin est passée (c'est-à-dire que la file est inactive).
Activer la file d'attente
Une fois activée, l'option de file d'attente sera affichée dans l'onglet calendrier, et vous pourrez ajouter des clients à une file d'attente quotidienne.
Afficher la position du client
Activez pour afficher la position actuelle du client dans la file d'attente sur la page de suivi.
Affectation automatique du personnel
Le personnel disponible sera automatiquement assigné à une réservation une fois que le statut de sa réservation actuelle devient « Complété » (*note : seules les réservations qui sont marquées comme « Client arrivé » peuvent être assignées automatiquement). Choisissez le temps tampon (c'est-à-dire le délai avant qu'une réservation soit automatiquement attribuée à un membre du personnel disponible).
Afficher le temps d'attente estimé
Activez pour afficher le temps d'attente du client sur la page de suivi.
Notification de rappel pour la file d'attente
Activez pour envoyer un message au client avant son heure de service estimée, lui rappelant son tour, et lui demandant de confirmer sa présence (facultatif, voir « Confirmer la présence du client » ci-dessous).
Délai de notification de rappel de file d'attente
Spécifiez le délai avant l’heure estimée de service auquel la notification de rappel est envoyée.
Confirmer la présence du client
Activez pour demander aux clients de confirmer leur présence dans la notification de rappel.
Annulation automatique si la présence n'est pas confirmée
Activez pour exiger que les clients confirment leur présence dans la notification de rappel. Si le client ne confirme pas sa présence dans le délai alloué, il sera retiré de la file d'attente. Une fois qu'un client confirme, le statut de sa réservation passera à « Confirmé ».
Spécifiez le temps dont dispose un client pour confirmer sa présence avant d'être automatiquement retiré de la file d'attente.
Notification de votre tour
Activez pour envoyer un message aux clients avant leur heure de service estimée, les informant de leur tour à venir. Spécifiez le temps avant l'heure de service estimée que la notification est envoyée.
Notification d'assignation du personnel
Activez pour informer les membres du personnel lorsqu'ils sont assigné à une réservation en file d'attente. Spécifiez la quantité de temps que la notification d'assignation du personnel sera affiché (en minutes).
*Note : cette notification sera envoyée soit via le navigateur du personnel, soit via la page web elle-même. Par défaut, elle sera envoyée via le navigateur ; si le personnel refuse l'autorisation du navigateur, elle sera envoyée via la page web.
Exemple de notification du navigateur (anglais) :
Exemple de notification de la page web (anglais) :
Statuts de la file d'attente
Statut | Description |
En attente | Le client est dans la file d'attente, mais n'est pas nécessairement dans le magasin. Appliqué lorsqu'un client est ajouté à la file d'attente par un membre du personnel et que la réservation n'a pas encore été assignée à un membre du personnel et que le client n'a pas (encore) confirmé sa présence. |
Confirmé* | [*Ne s'applique que si « Confirmer la présence du client » est activé] Le client a confirmé sa présence ; appliqué lorsque le client confirme sa présence sur la page de suivi. |
Client Arrivé | Le client est présent dans le magasin, mais le service n'a pas encore commencé ; appliqué lorsqu'un membre du personnel définit le statut manuellement. |
En cours | La réservation est en cours (c'est-à-dire que le client est en train d'être servi) ; appliqué lorsqu'un membre du personnel est assigné à une réservation. |
Manqué | Le client ne s'est pas présenté ; appliqué lorsqu'un membre du personnel définit le statut manuellement.
|
Annulé | La réservation en file d'attente a été annulée ; appliqué lorsqu'un client quitte la file d'attente, ou lorsqu'un membre du personnel annule manuellement la réservation, ou lorsqu'un client ne confirme pas sa présence dans le délai alloué (voir « Annulation automatique si la présence n'est pas confirmée »). |
Complété | Le service a été fourni avec succès au client et est maintenant complet ; appliqué lorsqu'un membre du personnel définit le statut manuellement. |
Accès et permissions de la file d'attente
Pour une liste des permissions de la file d'attente par niveau d'accès, voir ici.
Notifications de la file d'attente
Page de suivi
Tous les courriels et SMS de file d'attente envoyés à vos clients contiennent un lien vers la page de suivi, qui affiche les informations de file d'attente mises à jour en direct :
File d'attente # (masquée si « Afficher la position du client » est désactivé)
Temps d'attente (masqué si « Afficher le temps d'attente estimé » est désactivé)
Bouton « Confirmer la présence » (masqué si « Confirmer la présence du client » est désactivé)
Les clients peuvent quitter la file d'attente depuis cette page.
Calendrier
Les réservations complétées sont affichées dans l'onglet calendrier ; une icône de file d'attente indique que la réservation est de type « File d'attente ».
Rapports
Voir ici pour le rapport automatisé de la file d'attente.
Webhooks
Notes
Les services offerts via la file d'attente seront ajoutés à l'historique de réservation du client (onglet « Clients » > {sélectionnez un client} > historique de réservation)
Désactiver la fonctionnalité de file d'attente n'affectera pas les réservation affichées dans l'historique de réservation du client.
Il est techniquement possible d'ajouter un client plusieurs fois à la file d'attente, mais nous le déconseillons (surtout comme solution de contournement pour la prise de rendez-vous multi-service), car cela peut entraîner des temps d'attente inexacts, faire paraître la file d'attente plus longue qu'elle ne l'est et perturber l'ordre du service. Cela peut également créer de la confusion tant pour le personnel que pour le client.
Limitations
Les clients doivent être ajoutés à la file d'attente manuellement par un membre du personnel.
La file d'attente est utilisée pour les services le jour même uniquement.
La gestion de file d'attente supporte la page de suivi v3, pas la v2.
Les clients ne sont pas autorisés à modifier leur réservations
Le paiement en ligne n'est pas supporté actuellement.
FAQ
Q : « Comment le temps d'attente estimé est-il calculé ? »
Le temps d'attente estimé prend en compte plusieurs facteurs, notamment :
La disponibilité du personnel (c'est-à-dire qu'un membre du personnel est considéré comme indisponible s'il est assigné à une réservation en cours ou à un rendez-vous/événement de groupe, ou s'il a une plage horaire occupée)
Les services que chaque membre du personnel offre
Le service choisi par le client
Le nombre de personnes devant le client
La durée moyenne du service
etc.
Q : « Qu'advient-il des réservations une fois que l'heure de fin de la file d'attente est atteinte ? »
Les réservations existantes ne sont pas affectées.
Q : « Comment le système décide-t-il à quel membre du personnel assigner automatiquement les réservations ? »
L'assignation automatique se fait par rotation (round-robin) (c'est-à-dire que le système distribue automatiquement les nouvelles réservations équitablement et séquentiellement parmi les membres du personnel disponibles). Si vous voulez en savoir plus, contactez votre représentant booxi.