Pour accéder aux paramètres de l'horaire de travail d'un membre du personnel, suivez les étapes suivantes :
Naviguez vers l'onglet "Personnel"
Sélectionnez un membre du personnel
Cliquez sur "Horaire de travail"
Booxi supporte 3 types d'horaires de travail:
*Note : Les horaires de travail ne s'appliquent qu'au "Personnel avec calendrier".
Heures d'ouverture
Choisissez cette option si vous souhaitez que la disponibilité de votre personnel corresponde aux heures d'ouverture de votre entreprise.
Horaire de travail hebdomadaire
Choisissez cette option si la disponibilité de votre personnel ne correspond pas à vos heures d'ouverture, mais qu'elle est généralement fixe (c'est-à-dire qu'elle ne change pas souvent).
Pour définir un "horaire de travail hebdomadaire", suivez les étapes suivantes :
1- Cliquez sur le bouton "⊕".
2- Sélectionnez une plage de dates ; celle-ci servira de période effective de votre horaire hebdomadaire.
3- Pour chaque jour de la semaine, sélectionnez une heure de début et de fin (vous pouvez ajouter plusieurs plages horaires au cours d'une même journée). L'exemple ci-dessous présente un horaire quotidien avec 2 plages horaires : une de 9h00 à 12h00 et une autre de 13h00 à 18h00 (remarquez la pause entre 12h00 et 13h00).
*Note : Vous pouvez créer plusieurs horaires hebdomadaires, mais ils ne peuvent pas se chevaucher. Un seul sera actif à tout moment (l'horaire actif sera marqué d'un point vert).
⚠️ Important : lorsque vous modifiez l'horaire hebdomadaire d'un membre du personnel, les changements sont appliqués en temps réel. Si un horaire doit se terminer bientôt mais qu'aucun autre horaire n'est créé, le personnel sera considéré comme indisponible jusqu'à ce qu'un nouvel horaire soit créé.
4- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.
Calendrier
Choisissez cette option si la disponibilité de votre personnel est très variable (c'est-à-dire qu'elle peut changer d'un jour à l'autre ou d'une semaine à l'autre).
*Note : si cette option est choisie, le personnel est considéré comme indisponible par défaut. Pour le rendre disponible, vous devez ajouter manuellement des plages horaires disponibles à son calendrier. Vous pouvez également ajouter des plages horaires occupées aux calendriers des membres du personnel afin d'afficher clairement l'indisponibilité d'un membre du personnel.
Comment ajouter des plages horaires disponibles au calendrier :
Allez dans l'onglet Calendrier, puis sélectionnez le calendrier d'un membre du personnel.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une date ou une plage horaire que vous souhaitez rendre disponible, puis cliquez sur "Nouvelle plage horaire".
Assurez-vous que le type est défini sur "Plage horaire disponible", puis confirmez l'heure de début et de fin.
Ajoutez une description (facultatif).
Cliquez sur Sauvegarder.
Votre plage horaire s'affichera dans le calendrier sous la forme d'un bloc blanc.
Pour gagner du temps, vous pouvez copier/coller les plages horaires disponibles d'un jour à l'autre et d'une semaine à l'autre.
Importer les horaires du personnel
Vous pouvez désormais importer les horaires du personnel à partir d'un fichier CSV, au lieu de les saisir manuellement dans Booxi.
Dans l'onglet Personnel, cliquez sur le menu et sélectionnez 'importer le calendrier du personnel'
Les horaires affichés dans le Back Office (« Mon entreprise » > « Heures d'ouverture » et « Personnel » > « Horaire de travail » > « Horaire de travail hebdomadaire ») sont limités à 100 entrées. Si vous créez des horaires pour des jours individuels (par exemple : du 1er janvier au 1er janvier, du 2 janvier au 2 janvier), le nombre d'horaires peut être supérieur à 100 et donc certaines de vos données ne seront pas affichées. C'est pourquoi nous vous suggérons fortement de créer des horaires pour une période plus longue (par exemple: horaire d'une semaine, 2 semaines, par mois, par année, etc.) (voir ici pour plus d'informations). La fonctionnalité de création d'horaires est en effet conçue pour être utilisée de cette manière.