Paramètres Marchand
Tout d’abord, vous devez déterminer comment les membres du personnel seront autorisés à partager leurs notes client en suivant les étapes ci-bas:
Cliquez sur l’onglet “Mon Entreprise” et sélectionnez “Règles de réservation”.
Localisez la section “Visibilité des notes clients”.
Pour permettre le partage des notes, vous devez sélectionner “Permettre seulement les notes partagées” afin que toute note soit partagée automatiquement ou “Permettre les deux (privées et partagées)” laissant ainsi au créateur le choix de partager une note ou non. Prenez note que toute note partagée sera visible par tous les membres du personnel associé à votre marchand.
⚠️Notice: Toutes notes créées avant que le partage des notes soit activé, demeureront privées. Pour partager ces notes, veuillez consulter la section “Partager Vos Notes Privées”.
En ayant activé le partage des notes, vous pouvez désormais créer de nouvelles notes partagées.
Créer une Note Partagée
Cliquez sur l’onglet “Clients” et suivez les étapes ci-bas::
Sélectionner le client pour lequel vous souhaitez créer une note.
Au sommet droit de l'écran, cliquez sur l’option “Ajouter une note…”
Dans la fenêtre “Nouvelle note”::
Inserez un titre.
Si les notes privées et partagées sont permises, assurez-vous de laisser la case décochée.
À partir de la liste déroulante, sélectionnez un type de contenu.
Confirmez vos changements en cliquant sur “Ok”.
Dans la fenêtre d'édition, tapez votre note.
Cette nouvelle note apparaîtra dans la liste de notes client. Chacune des nouvelles comporte un titre ainsi que la plus récente date de modification. Parmi la liste, les notes privées peuvent être identifiées par leur icône 🔒.
Lorsqu’une nouvelle note se voit assigner le statut “important”, celle-ci sera visible par tous les membres du personnel associés à votre marchand, peu importe si la note est privée ou partagée. Celle-ci apparaîtra également au sommet de la liste des notes. Le statut “important” ne peut être assigné qu'à une seule note à la fois. Si le statut “important” d’une note est révoqué ou assigné à une autre note, celle-ci retrouvera sa valeur originale, privée ou partagée.
⚠️Notice: Il est également possible de créer des notes client à partir du calendrier en sélectionnant un rendez-vous et en y associant une nouvelle note.
Partager une Note Privée
Pour partager une note privée, suivez les étapes ci-bas:
A partir de l’onglet “Clients”, sélectionnez le client désiré.
Sous la section “Profil du client”, sélectionnez “Notes Client”.
A partir de la liste, sélectionnez la note privée que vous souhaitez partager.
Cliquez sur le menu “Options” ⋮ et sélectionnez “Modifier les détails…”.
Décochez la case.
Sauvegardez vos changements en cliquant sur “Ok”.
L'icône 🔒 sera retirée de cette note, signifiant qu’elle est désormais partagée.
Partager Avec d’autres Marchands
Vos notes client peuvent être partagées avec d’autres marchands lorsque les exigences suivantes sont satisfaites. Veuillez prendre note que cette fonctionnalité doit être activée par Booxi.
Exigences:
Les marchands doivent appartenir au membre groupe..
Les marchands doivent partager une clientèle commune..
Le partage des notes client doit être activé au niveau groupe.
(Pour activer cette fonctionnalité, veuillez consulter votre représentant Booxi)
Les notes partagées seront visibles par tous les membres du personnel associés à tous marchands partageant une clientèle commune.