Comment créer et configurer une file d'attente
Vous devez d'abord créer au moins un service de file d'attente. Pour ce faire, accédez à l'onglet « Services » et suivez le processus habituel de création de service, en veillant à sélectionner « File d'attente » comme type :
Une fois terminé, naviguez jusqu'à l'onglet « Calendrier », cliquez sur l'icône de calendrier dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez « File d'attente ».
Entrez vos paramètres de file d'attente :
Date [lecture seule, définie au jour actuel]
Heure de début/fin
Personnel
Sélectionnez le personnel qui offrira des services au cours de la file d'attente.
*Note : Seuls les membres du personnel qui sont assignés à des services de type « File d'attente » peuvent être choisis.
*Note : Activez le bouton « Afficher uniquement le personnel travaillant aujourd'hui » pour ne montrer que les membres du personnel qui sont disponibles durant la journée.
Une fois vos paramètres configurés, assurez-vous de sauvegarder vos changements.
Comment ajouter un client à une file d'attente
Pour ajouter manuellement un client à la file d'attente, cliquez sur le bouton « Ajouter à la file d'attente » dans le coin supérieur droit de l'écran :
Service : Sélectionner le service à offrir ; seuls les services de type « File d'attente » seront affichés.
*Note : Le service ne peut pas être modifié une fois que le client a été ajouté à la file d'attente.
Durée estimée [lecture seule]. La durée du service (Services > Détails du service).
Prix [lecture seule]. Le prix du service (Services > Détails du service).
Détails de la file d'attente
Temps d'attente estimé (en minutes) [lecture seule]
Heure de service estimée [lecture seule] : l'heure estimée à laquelle le service sera offert (basée sur le temps d'attente estimé).
*Note : Lorsqu'un client est ajouté à la file d'attente, il recevra un courriel qui inclut son temps d'attente estimé et son heure de service approximative et/ou un SMS (si choisi) contenant un lien vers la page de suivi. Cette information est également affichée dans la liste de file d'attente, vous pouvez donc la partager avec le client immédiatement si vous le souhaitez.
Détails du client
Prénom et nom de famille
Numéro de téléphone (mobile) (obligatoire si la case « Rappel par texto » est cochée)
Numéro de téléphone (maison)
Rappel par texto (case à cocher)
Courriel (obligatoire si la case « Rappel par courriel » est cochée)
Rappel par courriel (case à cocher)
Demande supplémentaire (visible par le client)
Ex : « Mme Johnson aimerait des échantillons de parfum avant de partir. »
Note rapide
Cette section peut être utilisée pour enregistrer tout détail qui pourrait être utile pour vous ou vos collègues. Ex : « Le client porte un foulard rouge et un chemisier bleu. »
*Note : Cette note n'est pas visible pour les clients.
Une fois terminé, assurez-vous de sauvegarder.
Actions de la file d'attente
Comment assigner un membre du personnel à une réservation
Lorsque vous êtes prêt à servir un client, assignez un membre du personnel à sa réservation en file d'attente.
Faites un clic droit sur une réservation en file d'attente, puis sélectionnez « Assigner un personnel ».
*Note : Il est possible de changer le personnel assigné d'une réservation en cours. La réservation sera affichée dans l'historique de réservation du membre du personnel qui a été assigné au moment où la réservation a été complétée.
*Note : Vous ne pourrez assigner que les membres du personnel qui sont actuellement disponibles. Les membres du personnel sont considérés comme indisponibles s'ils sont assignés à une réservation en file d'attente en cours, à un rendez-vous planifié/événement de groupe, ou s'ils ont une plage horaire occupée.
Comment modifier une réservation
Faites un clic droit sur une réservation, puis sélectionnez « Modifier » .
Les éléments suivants peuvent être modifiés :
Client
Cases à cocher pour le rappel par courriel/texto
Demande supplémentaire du client (visible pour le client)
Note rapide
*Note : Les réservations annulés et complétés ne sont pas modifiables.
Comment retirer un client d'une file d'attente (c'est-à-dire annuler une réservation)
Faites un clic droit sur une réservation, puis sélectionnez « Annuler » . Le client sera immédiatement averti.
Comment désassigner un membre du personnel d'une réservation
Faites un clic droit sur une réservation, puis sélectionnez « Annuler l'affectation du personnel ». Le statut de la réservation passera à « En attente » (ou « Client arrivé » si cela avait été défini précédemment).
Comment déplacer un client en tête de la file d'attente
Faites un clic droit sur une réservation, puis sélectionnez « Déplacer vers le haut ». Cela placera le client au tout début de la file d'attente.
Note : Cette action augmentera le temps d'attente pour tous les autres clients qui attendent pour ce service.
Comment modifier une file d'attente
Sélectionnez l'icône de configuration de la file d'attente en haut à gauche de l'écran :
Vous pouvez modifier les éléments suivants d'une file d'attente :
Heure de début
*Note : Impossible de modifier l'heure de début s'il y a des réservations en cours.
Heure de fin
Vous pouvez retirer des membres du personnel de la file d'attente une fois qu'elle est créée ; toute réservation en file d'attente en cours actuellement desservie par le membre du personnel retiré ne sera pas affectée.
*Note : Il n'est pas possible de créer plusieurs files d'attente dans la même journée ; cependant, si tel est votre objectif, prolongez simplement la file d'attente actuelle en modifiant son heure de fin.