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Bien que vos clients reçoivent des communications régulières (confirmations de rendez-vous, rappels, etc.), il peut être parfois nécessaire de communiquer avec eux directement. Cela peut être utile si jamais vous devez informer un client d'un changement d'horaire ou de service, si vous voulez obtenir de l'information de la part de votre client, etc.
Comment créer/modifier des messages prédéfinis
Lorsque vous envoyez un message à un client, vous pouvez soit utiliser un message prédéfini, soit créer un message personnalisé.
Vous pouvez créer des messages prédéfinis à partir de l'onglet Calendrier ou de l'onglet Clients. Cette section vous montrera comment le faire à partir de l'onglet Calendrier.
Faites un clic droit sur un rendez-vous, puis sélectionnez « Avertir le client ».
Dans la section Message prédéfini, cliquez sur l'icône « + » ci-dessous :
Remplissez les détails du message prédéfini (titre et contenu).
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Sauvegarder » ; votre message prédéfini est maintenant prêt à être utilisé.
Pour modifier un message prédéfini, il suffit de cliquer sur l'icône de modification ci-dessous :
Vous pouvez également supprimer le message prédéfini à partir de la fenêtre de modification.
Comment envoyer un message à partir de l'onglet Calendrier ou Clients
Onglet Calendrier
Suivez ces étapes pour avertir un client à partir de l'onglet Calendrier :
1- Faites un clic droit sur un rendez-vous, puis cliquez « Avertir le client ».
2- Dans la fenêtre, entrez les détails suivants :
A) Choisissez comment avertir votre client : par courriel, texto ou appel
L'option « Courriel » ne sera pas affichée s'il n'y a pas d'adresse courriel associée au client.
L'option « Texto » ne sera pas affichée si aucun numéro de téléphone n'est associé au client.
L'option « SMS » ne permet pas à votre client de répondre, il s'agit d'une communication à sens unique.
L'option « Appel » ne permet pas d'appeler le client ou de lui laisser un message téléphonique. Elle sert simplement à prendre note de votre conversation avec le client.
*L'envoi de SMS n'est pas disponible dans les pays suivants : Oman, Niger, Ghana, Arabie Saoudite, Sénégal et Zimbabwe.
B) Choisissez de rédiger un message personnalisé ou de sélectionner un message prédéfini (s'il n'en existe pas, vous pouvez en créer).
3- Rédigez votre message et lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Envoyer » ; votre client recevra instantanément le message dans sa boîte de réception (courriel) ou sur son téléphone mobile (texto).
Une icône de message est affichée dans le coin inférieur droit des rendez-vous pour lesquels vous avez envoyé un message.
Vous pouvez consulter l'historique des messages liés au rendez-vous en cliquant sur « Voir les messages du rendez-vous » ci-dessous :
Onglet Clients
Suivez les étapes suivantes pour avertir un client à partir de son profil dans l'onglet Clients :
Dans l'onglet Clients, accédez au profil du client que vous voulez avertir.
Cliquez sur « Avertir le client », comme indiqué ci-dessous :
Suivez les étapes 2 et 3 décrites dans la section précédente.
Vous pouvez consulter l'historique complet des messages d'un client en sélectionnant « Historique des messages », comme indiqué ci-dessous :
Voici un exemple de courriel :
Voici un exemple de texto :
