Lorsque vous proposez des événements de groupe, vous pouvez avoir besoin de gérer les réservations ou les participants.
Suivez cet article pour :
Ajouter des participants (manuellement)
Vous pouvez prendre des réservations par téléphone et les ajouter dans Booxi en suivant ces étapes :
Allez dans l'onglet Calendrier
Trouvez la session de groupe à laquelle vous souhaitez ajouter des participants
Cliquez sur la session de groupe pour ouvrir la liste des réservations
Cliquez sur le bouton "Ajouter une réservation" en haut à droite du panneau
Une fois que vous avez accédé au formulaire d'ajout de réservations, ajustez le nombre de participants et le prix par personne si nécessaire.
Cliquez sur Options si aucun message ne doit être envoyé aux participants (pour une surprise ou un cadeau) ou si vous devez ajouter une note à la réservation.
⚠️La section de demande de réservation est envoyée dans l'e-mail de confirmation et de rappel.
Saisissez le nom partiel ou le numéro de téléphone de votre client pour le retrouver parmi vos clients, ou complétez les informations sur le client s'il s'agit d'un nouveau client. Booxi les ajoutera automatiquement à votre liste de clients.
Réglez les préférences de rappel par courriel ou par texte.
Si la personne qui demande la réservation ne fait pas partie des participants, vous pouvez désélectionner l'option "Le client participe".
Complétez les informations requises pour tous les participants.
Pour chaque participant, vous pouvez ajouter une note pour les demandes supplémentaires (telles que les allergies).
⚠️La demande supplémentaire n'est pas communiquée au participant.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer pour ajouter la réservation. En cas d'erreur, Booxi vous informera de la raison. Dans certains cas, comme le dépassement de la capacité, vous avez la possibilité de décider d'accepter quand même la réservation ou de la modifier.
Le nombre de participants et les places disponibles sont automatiquement ajustés. Le client et tous les participants reçoivent une confirmation par e-mail (sauf si vous avez sélectionné l'option "Ne pas envoyer de messages aux participants" - la confirmation est alors uniquement envoyée au client même s'il ne participe pas).
Annuler une réservation
Vous pouvez sélectionner plusieurs réservations et les annuler d’un seul clic.
Pour cela :
Allez sur l'onglet Calendrier
Cliquez sur la séance de groupe correspondante.
Sélectionnez les réservation(s) que vous souhaitez annuler.
Cliquez en haut à droite sur l'icône
Sélectionnez “Annuler les réservations”
⚠️Si vous annulez la participation du client ou d'un participant, l'ensemble de la réservation est annulée. Vous pouvez voir entre ( ) le nombre de réservations que vous allez annuler.
Confirmez l'annulation. Les participants recevront un courriel pour les notifier de l'annulation de leur participation. Le client, s'il ne participe pas, recevra un courriel d'annulation de sa réservation.
⚠️ Si l'option “Ne pas envoyer de messages aux participants” est cochée, aucun courriel ne sera envoyé aux participants.
Vous pouvez voir les annulations pour un groupe en suivant les étapes suivantes.
Annuler une participation
Vous pouvez retirer un participant d'une réservation existante sans devoir annuler toute la réservation.
Pour cela :
Allez sur l'onglet Calendrier
Cliquez sur la séance de groupe correspondante.
Sélectionnez la réservation où vous souhaitez annuler une participation.
Sur le profil du participant, appuyez sur la croix afin de retirer sa participation.
⚠️Notes importantes
Le participant retiré de la réservation recevra un courriel d'annulation et le client, en charge de la réservation, un courriel le notifiant que sa réservation a été modifiée. Si l'option “Ne pas envoyer de messages aux participants” est cochée, le participant ne recevra pas de courriel d'annulation.
Il n'est pas possible de retirer la participation du client ayant fait la réservation. Retirer le client implique l'annulation complète de la réservation.
Modifier le status d'une réservation ou d'un participant
Nous venons de voir comment annuler la participation d'un ou plusieurs participants.
Tout comme pour les rendez-vous, vous pouvez mentionner si le participant est arrivé ou si le rendez-vous a été manqué. Ensuite, vous pouvez compléter la séance de groupe.
Allez sur l'onglet Calendrier
Cliquez sur la séance de groupe correspondante.
Sélectionnez les réservations ou participations correspondants.
Cliquez en haut à droite sur l'icône.
Sélectionnez Client arrivé ou Rendez-vous manqué!.
Le nombre entre parenthèses indique le nombre de participants sélectionnés.
Une fois cette action effectuée pour tous les participants, vous pouvez compléter la séance de groupe :
Allez dans l'onglet Calendrier
Faites un clic droit sur la session de groupe correspondante.
Cliquez sur Compléter.
⚠️Note importante
L'ensemble des participations sera complétée. Il est donc important de donner un état/statut à chaque participation avant de compléter la séance de groupe.
Une séance de groupe est toujours complétée automatiquement, après un délai paramétré dans les règles de réservation, dans la section Mon Entreprise.
⚠️Note importante
Même si l'option est désactivée, Booxi prendra le délai paramétré en-dessous comme délai pour compléter la session de groupe automatiquement.
Gérer la liste de réservations et participants
Pour consulter les réservations et leurs participants, simplement ouvrir le groupe en cliquant sur sa plage horaire dans le calendrier du personnel.
Vous pouvez y voir le nombre de places disponibles, réservées et totales, en plus de la liste des réservations et leurs participants. Les noms des clients ayant réservés, ainsi que ceux des participants y sont affichés.
La ligne de couleur et l’icône vous indiquent l’état de la réservation et du participant. Le vert indique confirmé et le mauve Rendez-vous manqué!.
Le client ne participe pas, il a seulement réservé :
Le client est participant :
Le participant est présent (Client arrivé) :
Le participant est absent (Rendez-vous manqué!) :
⚠️Note importante
Le groupe apparaît en vert dans le calendrier si la capacité maximale est atteinte.
Vous pouvez également imprimer la liste des présences directement depuis le groupe créé dans le calendrier.
Pour cela, cliquez en haut à droite sur l'icône et cliquez sur Imprimer la liste des présences
