Un événement de groupe peut inclure plusieurs réservations et participants.
Comment ajouter manuellement des participants
Vous pouvez ajouter manuellement des participants à des événements en suivant les étapes suivantes :
Dans l'onglet Calendrier, cliquez l'événement de groupe cible (utilisez la barre de recherche si nécessaire)
Les participants doivent être ajoutés à des réservations existantes. Si aucune réservation n'existe ou si vous voulez créer une nouvelle réservation, cliquez sur le bouton « Ajouter une réservation » comme indiqué ci-dessous :
*Note : Si vous voulez ajouter un participant à une réservation existante, il vous suffit de cliquer sur le nom de l'un des participants existants, puis d'augmenter le nombre de participants et d'ajouter leurs détails.
Dans le formulaire de réservation, ajustez le nombre de participants et le prix par personne si nécessaire.
Entrer des paramètres optionnels (Options)
Si vous ne voulez pas qu'un message soit envoyé aux participants (par exemple pour une surprise ou un cadeau), cochez la case « Ne pas envoyer de messages aux participants ».
Si vous souhaitez ajouter une note à la réservation, entrez-la dans la case ci-dessous ; la note sera incluse dans le courriel de confirmation et de rappel.
Entrez les détails/paramètres de votre participant, qui comprennent les éléments suivants :
Prénom/nom
Courriel ou numéro de téléphone
*Note : Si la personne qui a fait la demande de réservation ne participera pas à l'événement, décochez la case « Le client participe ».
Préférence de rappel (facultatif)
Demandes additionnelles (par exemple, allergies) ; cette demande est cachée du participant.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour ajouter la réservation.
Le client et tous les participants recevront une confirmation par courriel ou par SMS (en fonction des préférences de rappel), sauf si vous avez sélectionné l'option « Ne pas envoyer de messages aux participants ».
Comment annuler une réservation
Dans l'onglet Calendrier, cliquez l'événement de groupe cible.
Sélectionnez la réservation(s) que vous souhaitez annuler.
Cliquez l'icône en haut à droite
Sélectionnez “Annuler la réservation”
Le nombre de réservations que vous êtes sur le point d'annuler sera indiqué entre parenthèses ().
Confirmez l'annulation.
Le client et tous les participants inclus dans la réservation recevront un courriel les informant de l'annulation, sauf si l'option « Ne pas envoyer de messages aux participants » est cochée.
Pour voir les annulations, suivez les étapes suivantes.
Comment enlever un participant
Vous pouvez enlever un participant d'une réservation existante sans devoir supprimer toute la réservation.
Pour ce faire :
Dans l'onglet Calendrier, cliquez sur l'événement de groupe cible
Sélectionnez la réservation qui contient le participant que vous souhaitez enlever.
Sur le profil du participant, cliquez sur l'icône « x » pour l'enlever.
Le participant enlevé recevra un courriel d'annulation (à moins que l'option « Ne pas envoyer de messages aux participants » ne soit cochée) et le client recevra un courriel l'informant que sa réservation a été modifiée.
Il n'est pas possible d'enlever comme participant le client qui a fait la réservation. Pour ce faire, vous devez annuler la réservation.
Comment modifier le status d'une réservation ou d'un participant
Comme pour les rendez-vous, vous pouvez indiquer si les participants sont arrivés ou s'ils ne se sont pas présentés.
Dans l'onglet Calendrier, cliquez sur l'événement de groupe cible
Sélectionnez la réservation ou le participant cible
Cliquez sur l'icône en haut à droite
Sélectionnez « Client arrivé » ou « Rendez-vous manqué! ».
La valeur entre parenthèses indique le nombre de participants sélectionnés.
Une fois que vous avez effectué cette opération pour tous les participants, vous pouvez compléter la session de groupe :
Allez dans l'onglet Calendrier
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la session de groupe correspondante
Cliquez sur Terminer
Lorsqu'un événement de groupe est « Complété » (manuellement ou automatiquement), tous les clients et participants qui étaient présents (c'est-à-dire marqués comme étant arrivés) recevront un message de remerciement (si le paramètre” Message de remerciement » est activée). C'est pourquoi nous vous conseillons de mettre à jour le statut de chaque client et participant AVANT de compléter l'événement. Sinon, les clients et/ou les participants qui ne se sont pas présentés recevront un message de remerciement, ce qui peut mener à confusion.
Tous les événements de groupe sont automatiquement complétés et ce, selon le délai indiquée ci-dessous (« Mon entreprise » > « Règles de réservation »). Ce délai s'applique même si le paramètre « Compléter les rendez-vous » est désactivé.
Si un utilisateur Booxi complète manuellement un événement de groupe passé, aucune notification ne sera envoyée aux clients et aux participants.
Icônes pertinents
L'état du client et des participants est identifié par les icônes suivants :
Icône | Signification |
 | Le client qui a fait la réservation participe à l'événement. |
 | Le client qui a fait la réservation ne participe pas à l'événement. |
 | Le participant est arrivé. |
 | Le participant ne s'est pas présenté à l'événement. |
L'événement de groupe sera coloré en vert si la capacité maximale est atteinte.
Vous pouvez imprimer la liste de participants en cliquant le bouton « Imprimer la liste des présences ».
