Pour un aperçu rapide des règles de réservation, regardez cette vidéo :
Vous remarquerez que les règles de réservation de service et de l'entreprise ont plusieurs paramètres en commun ; c'est voulu. Pour comprendre comment elles interagissent, voir ici.
Vous trouverez ci-dessous toutes les règles de réservation :
Activer la prise de rendez-vous en ligne
Activez ce paramètre pour que votre page de réservation Booxi soit accessible à vos clients :
Si vous désactivez ce paramètre, votre page de réservation sera inaccessible et redirigera vers une page d'erreur 404. Toutefois, les clients pourront toujours réserver via le booking widget présent sur votre site web (si vous l'avez ajouté).
Ce paramètre vous sera utile si vous préférez créer des réservations pour les clients au lieu de leur permettre de les créer eux-mêmes (par exemple, les clients vous appellent pour prendre un rendez-vous, et vous le créez ensuite en leur nom).
Afficher les heures d'ouverture
Activez ce paramètre pour afficher les heures d'ouverture de votre entreprise sur votre page de réservation Booxi. Pour plus d'info, voir ici.
Limiter l’accès aux données client
Activez ce paramètre pour masquer les informations de contact des clients pour les utilisateurs ayant un rôle « Employé » ou « Employé limité ». L'objectif de ce paramètre est de limiter l'accès du personnel aux données des clients afin d'éviter toute utilisation abusive. Pour plus d'informations, voir ici.
Délai du rappel
Déterminez combien de temps avant l'heure de début horaire d'une réservation le rappel de réservation sera envoyé aux clients. Pour plus d'informations, voir ici.
Activer le rappel additionnel
Activez ce paramètre pour envoyer un rappel additionnel au client avant le début de sa réservation. Pour plus d'informations, voir ici.
Délai du rappel additionnel
Déterminez combien de temps avant l'heure de début prévue le rappel additionnel sera envoyé. Pour plus d'informations, voir ici.
Modes d'approbation des rendez-vous
Décidez si les nouvelles demandes de rendez-vous seront approuvées manuellement, automatiquement, après un délai ou automatiquement après le paiement en ligne. Pour en savoir plus sur les modes d'approbation, voir ici.
Délai d'approbation des rendez-vous
Déterminez la durée du délai avant l'approbation automatique des rendez-vous (le mode d'approbation des rendez-vous doit être réglé sur « Après un délai »).
Modes d'approbation de réservation
Décidez si les demandes de réservation pour des événements de groupe seront approuvées automatiquement, ou automatiquement une fois le paiement en ligne effectué.
Annulation et modification par le client
Décidez si les clients peuvent modifier ou annuler des rendez-vous (ou les deux) selon un délai spécifique.
Les options sont les suivantes :
Ne pas permettre : les clients ne pourront pas annuler ou modifier leurs réservations.
Permettre la modification : les clients pourront modifier leurs réservations.
Permettre l'annulation : les clients pourront annuler leurs réservations
Permettre les deux (modification et annulation) : les clients pourront annuler ou modifier leurs réservations.
Exemple d'un courriel de confirmation de rendez-vous lorsque le paramètre « Permettre les deux (modification et annulation) » est activé :
Ce que le client voit lorsqu'il modifie une réservation :
Délai alloué pour l'annulation et la modification
Déterminez combien de temps avant la réservation les clients peuvent modifier et/ou annuler (*note : le paramètre ci-dessus doit être réglé sur « Permette l'annulation » ou « Permettre les deux (modification et annulation) ».
Texte de politique d'annulation personnalisé
Entrez votre propre texte de politique d'annulation/modification ou de le laisser vide pour utiliser le texte par défaut. Voir l'exemple ci-dessous :
Texte de politique de paiement personnalisé
Entrez votre propre texte de politique de paiement en ligne ou de le laisser vide pour utiliser le texte par défaut. Voir l'exemple ci-dessous :
Annulation automatique des réservations non payées
Activez ce paramètre pour annuler automatiquement les réservations en ligne si elles ne sont pas payées dans les 15 minutes suivant le moment de réservation.
Cette option ne s'applique pas aux locations. Autrement dit, les locations non payées ne sont pas automatiquement annulées et doivent donc être annulées manuellement.
Limite minimale avant le rendez-vous
Activez ce paramètre pour imposer que les réservations soient demandées à l'avance. Par exemple :
Nous sommes le 1er janvier ; votre valeur est fixée à 15 jours.
Résultat : les clients ne pourront réserver qu'à partir du 16 janvier.
Limite maximale avant le rendez-vous
Activez ce paramètre pour imposer une limite au nombre de jours en avance qu'un client peut réserver. Par exemple :
Nous sommes le 1er janvier ; votre valeur est fixée à 30 jours.
Résultat : les clients ne pourront réserver que des services qui auront lieu au plus tard le 31 janvier.
Si les deux paramètres sont activés, la valeur du paramètre « Limite maximale avant le rendez-vous » doit être supérieure à celle du paramètre « Limite minimale avant le rendez-vous », sinon les clients ne pourront pas réserver. Voir ici pour plus d'informations.
Compléter les rendez-vous
Activez ce paramètre pour compléter automatiquement les rendez-vous approuvés une fois que l'heure du rendez-vous est passée.
Les rendez-vous complétés sont colorés en gris dans le calendrier. Notez que cet action déclenche l'envoi de messages de remerciement aux clients (si le paramètre « Activer le message de remerciement automatique » est activé).
Délai avant de compléter automatiquement
Déterminez le temps qui s'écoulera avant que les rendez-vous ne soient automatiquement complétés (le paramètre ci-dessus doit être activé).
Rappel de prochain rendez-vous
Activez ce paramètre pour rappeler aux clients de réserver à nouveau. Cette option est particulièrement utile pour les rendez-vous récurrents (par exemple, les coupes de cheveux, les nettoyages, etc.).
Délai pour le rappel de prochain rendez-vous
Choisissez combien de temps après le rendez-vous le rappel sera envoyé aux clients (le paramètre ci-dessus doit être activé).
Sélection du personnel de préférence
Activez ce paramètre pour ajouter un étoile aux réservations pour lesquelles le client a spécifiquement demandé un membre du personnel.
Si le paramètre est activé :
Une nouvelle option « Demandé par le client » sera affiché dans l'écran de réservation. Elle permet de marquer les réservations pour lesquelles les clients ont spécifiquement demandé un membre du personnel.
Toutes les réservations pour lesquelles le client a choisi un membre du personnel spécifique auront un icône d'étoile (c'est-à-dire lorsque le paramètre « Sélection du personnel en ligne » est réglé sur « Sélection du personnel »), ainsi que celles pour lesquelles l'option est cochée.
Les courriels des clients n'afficheront PAS le nom du membre du personnel affecté à la réservation, sauf si l'option « Demandé par le client » est cochée.
Ce paramètre peut vous être utile si vous avez des réservations avec personnel affecté automatiquement (c'est-à-dire que le mode de sélection des horaires est réglé sur l'un des 2 paramètres de « répartition automatisée ») et d'autres avec du personnel spécifiquement choisi par le client ; l'étoile vous aidera à faire la différence entre les deux.
Si le paramètre est désactivé :
Les courriels des clients indiqueront le nom du membre du personnel affecté à la réservation.
Activer la question de référencement pour les nouveaux clients
Activez ce paramètre pour poser une question de référencement (ex: « Comment avez-vous entendu parler de nous ? ») aux clients lors de leur première réservation. Vous pouvez voir leur réponse soit dans les détails de leur première réservation (onglet Calendrier), soit en exportant la liste des clients (assurez-vous de cocher l'option « Inclure la question de référencement du client » - voir la colonne « Referred By »).
Personnaliser la question de référencement pour les nouveaux clients
Entrez la question de référencement du client (le paramètre ci-dessus doit être activé).
Langues
Sélectionnez la langue par défaut de votre entreprise et ajoutez des langues supplémentaires le cas échéant. Les langues choisies ici n'affectent que le contenu spécifique à l'entreprise affiché dans votre compte ; voir ici pour plus d'informations.
Voir ici pour la liste des pays, régions et langues que Booxi supporte.
Activer le message de remerciement automatique
Activez ce paramètre pour envoyer un message de remerciement automatique aux clients dès que leur rendez-vous est complété.
Message de remerciement personnalisé
Entrez un message de remerciement personnalisé ou laissez vide pour utiliser le message par défaut. Le message par défaut est le suivant :
Abonnement automatique à l'infolettre
Activez ce paramètre pour abonner automatiquement tous les nouveaux clients à votre infolettre.
Cette fonctionnalité sert uniquement à indiquer si vos clients veulent recevoir des newsletters de votre part ; aucune information n'est envoyée aux clients par Booxi à cet égard. Pour savoir quels clients ont accepté de recevoir votre infolettre, exportez la liste des clients).
Activer les factures et reçus
Activez ce paramètre pour la fonctionnalité « Factures et Reçus », qui vous permet de créer des factures et des reçus simples, et de les imprimer ou de les envoyer par courriel.
Lorsque ce paramètre est activé, l'onglet « Factures et reçus » s'affichera dans le menu de gauche.
Vous pouvez configurer les champs suivants :
Préfixe
Premier numéro de reçu
Note de bas de page
Information obligatoire pour la réservation en ligne
Activez ce paramètre pour obliger les clients à entrer certaines informations lors de la réservation en ligne. Les options sont les suivantes :
Adresse courriel du client
Téléphone du client
Adresse courriel du participant
Téléphone du participant
Cette option peut vous être utile lorsque vous devez contacter un client ou un participant (par exemple, un client a annulé un rendez-vous).
Activer le paiement en ligne via le panier d’achats
Activez ce paramètre pour autoriser le paiement en ligne à l'aide de votre panier d'achat électronique. Si cette option est activée, les services réservés par vos clients seront ajoutés à leur panier. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez entrer une URL de rappel du panier d'achat. Pour plus d'informations, contactez votre représentant Booxi.
Visibilité des notes des clients
Activez ce paramètre pour autoriser le personnel à créer des notes client privées et/ou partagées. Pour plus d'informations, consultez ces articles :