Qu'est-ce qu'un modèle de personnel ?
Un modèle de personnel comprend un ensemble d'informations et de paramètres de profil prédéfinis qui peuvent ensuite être appliqués aux profils de personnel nouveaux et existants.
Les modèles de personnel ont pour but de :
Simplifier la création et la configuration de profils de personnel qui partagent des informations similaires
Faciliter la modification en masse des membres du personnel (par exemple, modifier les services associés de 50 membres en une seule action).
Les modèles de personnel ne peuvent être appliqués qu'au personnel de type « Personnel avec un calendrier ».
Les modèles de personnel comprennent les champs suivants (*Note : les champs spécifiques à l'individu tels que « Prénom », « Nom », « Langue préférée » et le statut en ligne sont exclus de cette liste) :
Résumé du personnel
Image
Détails du personnel
Position
Téléphone mobile
Téléphone au travail
Adresse courriel
[Paramètre] Autoriser les clients à répondre
Biographie
Services associés
Règles de réservation
Comment créer un modèle de personnel
Conditions requises
Vous devez être connecté au Head Office.
Vous devez être un administrateur du Head Office.
Pour créer un modèle, suivez les étapes suivantes :
Connectez-vous à votre compte du Head Office.
Naviguez à l'onglet « Personnel ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter un modèle ».
Nommez votre modèle.
Cliquez sur « Nouveau » pour créer le modèle.
Sélectionnez le modèle, puis configurez-le comme vous le souhaitez.
Spécifier les détails du personnel
Sélectionnez les services associés
Configurez les règles de réservation
Sauvegardez vos modifications.
Lorsque vous créez un modèle, il est considéré par défaut comme étant hors ligne (c'est-à-dire qu'il n'est pas disponible pour être appliqué dans vos magasins). Pour les rendre disponibles, choisissez l'option "Disponible en ligne".
Les modèles en ligne peuvent être appliqués au personnel de tous les magasins associés au Head Office.
Comment appliquer un modèle de personnel lors de la création d'un employé
Les modèles de personnel peuvent être appliqués lors de la création d'un nouveau profil de personnel dans le Back Office.
Conditions requises
Vous devez être connecté au Back Office.
Vous devez être un utilisateur de type 'Administrateur', 'Superviseur' ou 'Gérant'.
Lorsque vous créez un profil de personnel, sélectionner le modèle désiré tel qu'indiqué ci-dessous :
Le membre du personnel choisi héritera de toutes les informations et de tous les paramètres inclus dans le modèle.
Comment appliquer un modèle de personnel à un membre du personnel existant
Vous pouvez appliquer des modèles de personnel à des membres du personnel existants.
Pour ce faire, il suffit de sélectionner un membre du personnel, de cliquer sur le bouton d'options [⋮] dans le coin supérieur droit et de cliquer sur « Changer de modèle ». Une fois le modèle appliqué, le membre du personnel héritera de toutes les informations et de tous les paramètres inclus dans le modèle.
Comment mettre à jour un modèle de personnel (et appliquer la mise à jour aux magasins)
Vous pouvez mettre à jour vos modèles de personnel à tout moment.
Conditions requises
Vous devez être connecté au Head Office.
Vous devez être un administrateur du Head Office.
Naviguez à l'onglet « Personnel ».
Sélectionnez un modèle de personnel et effectuer vos modifications.
Ensuite, pour appliquer vos modifications à vos magasins, cliquez sur le bouton d'options [⋮], puis sélectionnez « Mettre à jour le personnel des magasins ». Cette étape est nécessaire pour l'application de vos modifications.
Sélectionnez les éléments que vous voulez modifier.
Pour compléter l'action, cliquez "Mettre à jour"; tous les membres du personnel qui ont été attribués ce modèle seront mis à jour.
Lors de la mise à jour d'un modèle, les modifications écraseront les champs existants, y compris ceux qui ont été modifiés après l'attribution initiale du modèle.
Paramètres et permissions
Vous pouvez déterminer si les utilisateurs du Back Office seront autorisés à modifier les profils des employés qui ont été assignés un modèle de personnel, et quels champs peuvent être modifiés (voir « Détails du personnel » > « Contrôle de modification par le magasin »). Il y a 3 options :
Le magasin peut modifer (par défaut) : les utilisateurs autorisés peuvent modifier les profils du personnel qui ont été attribué un modèle.
*Note : lors de la modification d'un profil qui a été attribué un modèle, le modèle reste attribué.
*Note : cela peut être utile pour les membres du personnel dont les informations/paramètres de profil sont différents de ceux définis dans le modèle.
Le magasin ne peut pas modifier : les utilisateurs ne peuvent PAS modifier les profils des membres du personnel auxquels un modèle a été attribué.
Le magasin peut modifier avec limitation : les utilisateurs autorisés peuvent modifier les profils qui ont été attribué un modèle, avec quelques exceptions (voir ci-dessous pour les champs exclus).
Voici un tableau qui montre les permissions liées à chaque option :
| Le magasin peut modifier | Le magasin ne peut pas modifier | Le magasin peut modifier avec limitation |
Détails du personnel et sommaire |
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Photo de profil | ✔️ |
| ✔️ |
Prénom* | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
Nom* | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
Position | ✔️ |
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Téléphone mobile | ✔️ |
| ✔️ |
Téléphone au travail | ✔️ |
| ✔️ |
Adresse courriel | ✔️ |
| ✔️ |
[Paramètre] Autoriser les clients à répondre | ✔️ |
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Langue préférée * | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
Biographie* | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
Services associés |
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Tous les services associés | ✔️ |
| ✔️ |
Règles de réservation |
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Toutes les règles de réservation | ✔️ |
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Les champs spécifiques à l'individu tels que « Prénom », « Nom », « Langue préférée » et « Biographie » peuvent toujours être modifiés).
Comment supprimer un modèle de personnel
Conditions requises
Vous devez être connecté au Head Office.
Vous devez être un administrateur du Head Office.
Pour supprimer un modèle de personnel, suivez ces étapes :
Connectez-vous à votre compte du Head Office.
Naviguez vers l'onglet « Personnel ».
Cochez les cases des modèles que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur le bouton d'options [⋮].
Cliquez sur « Supprimer le personnel ».
La suppression d'un modèle de personnel n'affectera pas les informations/paramètres des profils des membres auxquels le modèle a été attribué. La suppression ne fera que retirer le modèle de leur profil.
Il est important de noter la différence entre la mise hors ligne d'un modèle et sa suppression. Les modèles hors ligne existent toujours et, s'ils ont déjà été appliqués aux profils des membres du personnel, ils restent appliqués même s'ils sont définis comme étant hors ligne. Le fait de définir un modèle comme étant hors ligne le rend simplement indisponible pour être appliqué aux profils. En revanche, les modèles supprimés n'existent plus (et sont retirés des profils lorsqu'ils sont supprimés) ; les informations et les paramètres ne sont pas effacés.
Autres informations
Vous pouvez rapidement voir quel modèle est attribué à un membre du personnel en accédant à son profil, puis en sélectionnant « Changer de modèle » ; le modèle affiché est celui qui est actuellement appliqué.
Chaque modèle a un identifiant unique.
Lorsqu'un modèle est appliqué à un membre du personnel, celui-ci n'hérite que les services définis dans le modèle et qui existent également dans son magasin.
Par exemple : Un modèle a les services associés A et B ; le magasin 1 a le service A.
Résultat : Les membres du personnel du magasin 1 n'auront que le service A (car le service B n'existe pas dans ce magasin).