Toutes les collections
Gestion de groupe
Comment gérer des événements de groupe avec Booxi?
Comment gérer des événements de groupe avec Booxi?

Créez et gérez vos événements ou activités de groupe.

Mis à jour hier

Vous souhaitez créer des événements de groupe ou gérer un groupe déjà plannifié?

Suivez ce tutoriel pour

Créer un service de groupe

Vous devez au préalable créer un service de groupe pour votre classe ou activité, de la même façon que vous le feriez pour un service offert sur rendez-vous. La seule différence est le type de réservation qui doit être configurée à Réservation de groupe lors de la création du service.

⚠️ Notes

Aucune notification par email n'est envoyée pour informer de la participation de nouveaux clients à un événement de groupe. Vous pouvez consulter le nombre de participants à votre séance de groupe directement dans votre calendrier.

Une alerte Booxi est faite si l'inscription est réalisée endéans les 24 heures avant le début de l'événement.

Si un client annule sa réservation, vous recevrez une notification par email et une alerte dans Booxi (si l'annulation est faite dans les 24 h avant la session de groupe).

Créer des événements de groupe

Pour créer un événement de groupe, suivez les étapes suivantes:

  1. Allez sur l'onglet Calendrier

  2. Sélectionnez le calendrier de la personne qui va offrir un événement de groupe (classe ou activité). Il est possible de masquer l'identité du personnel offrant le service en modifiant les details du service associé.

  3. Faites un clic-droit dans le calendrier sur la plage horaire désirée et sélectionnez “Nouveau groupe”, ou cliquez sur le bouton Nouveau groupe en haut à droite

  4. Si besoin, ajustez le choix du personnel, la date et l’heure.

  5. Sélectionnez le service à offrir et si besoin, ajustez la durée et la localisation.

  6. Ajustez la capacité (nombre maximum de participants) si besoin. Il est possible de masquer le nombre de places restante en modifiant les details du service associé.

  7. Cliquez sur Sauvegarder

Le groupe est maintenant planifié et les clients peuvent réserver en ligne.

⚠️Notes

1. La durée, l'adresse, la capacité et le prix se mettent à jour automatiquement sur base des informations renseignées dans votre offre de service.

Vous pouvez adapter ces informations, au besoin, groupe par groupe créé dans le calendrier.

2. Assurez-vous de mettre votre service de groupe en ligne dans la section Services afin de rendre disponible la réservation en ligne.

3. Lorsque l'événement est créé, il copie les règles de réservation de votre service et de votre entreprise (délait de rappel, etc...). Si vous modifiez les règles de réservation APRÈS la création de l'événement, les règles de réservation ne seront pas mises à jour.

Dupliquer un événement de groupe

Utiliser l'option Copier afin de rapidement dupliquer votre offre d'événements de groupe.

Pour cela:

  1. Allez dans l'onglet Calendrier

  2. Faites un clic droit sur le groupe que vous souhaitez dupliquer

  3. Cliquez sur Copier

  4. Allez à la plage horaire où vous souhaitez créer un nouvel évément

  5. Faites un clic droit et cliquez sur Coller le groupe

Un nouvel événement de groupe est maintenant planifié dans le calendrier et disponible pour la réservation en ligne.

⚠️ Les participations ne sont pas copiés collés.

Retrouver rapidement un événement de groupe

Lors de la prise de rendez-vous par téléphone, il vous est possible de retrouver le groupe demandé par deux moyens simples. Par exemple pour le groupe du lundi 16:00 avec Nathalie, vous pouvez consulter le calendrier de Nathalie à la date demandée, ou cliquer sur la barre de recherche en haut et au milieu de votre écran.

Modifier un événement de groupe déjà planifié

Pour modifier les détails d'un groupe déjà planifié, cliquez simplement sur la plage horaire du groupe dans le calendrier et cliquez sur le bouton Modifier à droite des détails en haut du formulaire.

Participant(s) inscrit(s) dans le groupe:

Vous ne pouvez modifier que le personnel, la capacité de groupe et le prix si des participants sont déjà inscrits.

Si vous souhaitez modifier d'autres informations telles que la date, l'heure, la localisation, assurez-vous de supprimer les participants d'abord.

⚠️ Si vous modifiez le prix, ce changement ne sera pas communiqué et ne s'appliquera pas aux participants déjà inscrits.

Aucun participant inscrit dans le groupe:

Si aucun participant n'est inscrit dans le groupe, vous pouvez apporter toutes les modifications désirées telle que la date, l'heure, la localisation ...

Supprimer un événement de groupe

Pour supprimer un événement de groupe, vous devez d'abord supprimer les participations à l'événement.

Pour supprimer l'événement, suivez les étapes suivantes:

  1. Allez dans l'onglet Calendrier

  2. Faites un clic droit sur le groupe que vous souhaitez supprimer

  3. Sélectionner Supprimer

L'événement de groupe disparaît du calendrier.

Cliquer ici afin de gérer vos réservations et participants.

Cacher le nombre de places restantes à vos clients

Vous pouvez désormais masquer le nombre de places restantes pour un événement de groupe dans le widget de réservation - un excellent outil de marketing pour créer un sentiment d'urgence à réserver, sans savoir qu'il reste 1000 places.

Pour cela, rendez-vous dans les détails du service puis déselectionnez la case correspondante

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?