Voici les étapes à suivre pour activer cette fonctionnalité sur votre compte booxi.
1. Allez sur l’onglet Mon Entreprise.
2. Sélectionnez la section “Règles de rendez-vous”, et faites défiler l’écran jusqu’à la section “Activer les factures et reçus”. Ensuite activez la fonctionnalité en plaçant l’interrupteur sur On (il doit alors devenir bleu).
3. Dans le cas où vous utilisez deux systèmes de facturation, utilisez le champ “Préfixe” pour facilement différencier les factures des deux systèmes.
4. Puis dans le champ “Premier numéro de reçu”, indiquez par exemple 1, pour facilement suivre le nombre de factures émises.
5. Finalement, le champ “Note de bas de page de factures et reçus”, vous permet d’ajouter les informations que vous souhaitez afin de personnaliser votre reçu. Il peut par exemple s’agir de vos numéros de taxes, d’association, de praticien…
Vous pouvez également indiquer vos politiques de paiement.
6. Cliquez sur le bouton Sauvegarder, et c’est fait.
Comment l’utiliser?
Une fois que cette fonctionnalité est activée, commencez à collecter vos paiements directement depuis vos rendez-vous booxi.
Pour cela,
1. Allez sur votre calendrier, et faites un clic droit sur le rendez-vous pour lequel vous souhaitez créer une facture, et sélectionnez l’option “Nouvelle Facture”
2. Cet écran va apparaître.
3. Vous serez alors en mesure d’éditer les informations, d’ajouter une nouvelle ligne ou un item additionnel en cliquant sur le bouton Ajouter une ligne. Le montant total sera automatiquement ajusté.
booxi est intelligent, alors à chaque fois que vous ajoutez un nouvel item, il l'enregistra, au prix où vous l'avez ajouté, pour vous permettre de vous en resservir plus tard.
Ainsi booxi construit automatiquement votre catalogue de produits.
Pour chercher un produit que vous avez déjà ajouté dans votre catalogue booxi, il suffit de cliquer sur l'icône de la loupe, et d'entrer les premières lettres de votre produit. booxi vous présentera les options correspondantes.
Si vous ne vendez plus un produit, et que vous souhaitez le retirer du catalogue de booxi, cliquez simplement sur la croix, en face du produit à supprimer.
4. À droite de l’écran, choisissez l’option de paiement parmi les suivantes: On the right side, you’ll be able to select the options of payment among the following: En espèces, Carte de débit, Carte de crédit, Autre.
5. Quand tout est configuré comme vous le souhaitez, cliquez sur le bouton “Payer maintenant”.
6. Cet écran apparaît alors:
7. Vous pouvez alors envoyer ce reçu à votre client par courriel en cliquant sur le bouton “Envoyer par email”.
Ajustez l’adresse courriel si besoin et cliquez sur Envoyer.
Votre client recevra un courriel avec le reçu:
8. Vous pouvez aussi directement imprimer le reçu, en cliquant sur l’icône "Impression".
Et c’est fait.
9. Le symbole d’un $ apparaîtra en bas à droit du rendez-vous pour vous signaler qu’un paiement a été réalisé pour ce rendez-vous.
10. Vous pouvez retrouver une facture dans booxi de plusieurs manières:
Vous pouvez les trouver à partir du dossier client directement: Allez sur l’onglet Clients, et entrez le nom de votre client. Sélectionnez son dossier. Vous trouverez alors l’historique des reçus sous la section “Factures”.
Vous pouvez aussi le trouver sous l’onglet “Factures et Reçus”.
Dans les deux cas, vous serez en mesure d’envoyer de nouveau le reçu par email ou de l’imprimer directement.
Finalement booxi vous permet de générer des rapports de vos factures.