2 paramètres importants de vos services sont :
Sélection du personnel en ligne
Mode de sélection de plage horaire
Le paramètre « Sélection du personnel en ligne » détermine si vos clients peuvent choisir un membre du personnel lors de la prise de rendez-vous en ligne, tandis que le « Mode de sélection de plage horaire » détermine les créneaux horaires que les clients peuvent choisir.
Les créneaux horaires fonctionnent différemment pour les événements de groupe, voir ici pour plus d'informations.
Pour un aperçu rapide du fonctionnement des paramètres mentionnés ci-dessus, regardez cette vidéo :
Sélection du personnel en ligne
Voici les options :
Pas de sélection de personnel
Si vous ne voulez pas permettre aux clients de choisir les personnes avec lesquelles ils réservent, choisissez cette option.
Dans ce cas, soit vous devrez affecter un membre du personnel au rendez-vous, soit le système le fera automatiquement (en fonction de votre paramètre « Mode de sélection de plage horaire », voir la section).
Sélection du personnel
Si vous voulez obliger les clients à sélectionner un membre du personnel lors de la réservation en ligne, choisissez cette option.
Pas de préférence + sélection du personnel
Si vous voulez permettre aux clients de choisir un membre du personnel spécifique ou aucun, choisissez cette option.
Si le client choisit « Aucune préférence », l'affectation du personnel sera effectuée soit par vous, soit par le système (en fonction de votre paramètre « Mode de sélection de plage horaire »).
Si le paramètre « Sélection du personnel en ligne » de votre service est réglé sur « Sélection du personnel », les créneaux horaires proposés aux clients seront basés sur la disponibilité du membre du personnel choisi (voir ici pour comprendre ce qui détermine la disponibilité du personnel).
Voir ici pour comprendre ce qui détermine les intervalles de temps des créneaux horaires.
Les créneaux horaires affichés aux clients sont affectés par le paramètre « Afficher les disponibilités en ligne » du membre du personnel choisi. Si ce paramètre est désactivé, les créneaux horaires ne tiendront pas compte de la disponibilité du personnel ; à la place, les clients seront invités à soumettre jusqu'à 5 créneaux de disponibilité pendant les heures d'ouverture de votre entreprise (voir « Demander les disponibilités du client »).
Si le paramètre « Sélection du personnel en ligne » de votre service est défini sur « Pas de sélection du personnel », les créneaux horaires affichés aux clients dépendront du paramètre « Mode de sélection de plage horaire » du service (voir ci-dessous).
Mode de sélection de plage horaire
Il existe 4 options :
Demander les disponibilités du client
Afficher les créneaux horaires sans vérification des disponibilités
Afficher les créneaux horaires avec répartition automatisée
Afficher les créneaux horaires avec répartition automatisée (ressource)
Voir ce tableau pour comprendre les différentes options et leurs cas d'utilisation :
Mode de sélection de plage horaire | Résultat | Cas d'utilisation |
1- Demander les disponibilités du client | Les clients seront invités à soumettre jusqu'à 5 créneaux horaires disponibles (durant les heures d'ouverture de votre entreprise) ; la demande sera ensuite envoyée à votre compte pour confirmer une date/heure et y affecter un membre du personnel. | Au lieu d'afficher les créneaux horaires disponibles, vous préférez laisser les clients soumettre des disponibilités, et après choisir l'option qui vous convient le mieux. |
2- Afficher les créneaux horaires sans vérification des disponibilités | Les clients verront s'afficher les créneaux horaires correspondant aux heures d'ouverture de votre entreprise, IGNORANT les disponibilités du personnel et des ressources. La demande sera alors envoyée à votre compte pour y affecter un membre du personnel.
*Remarque : soyez prudent avec cette option, car elle peut mener à un chevauchement de réservations. | La disponibilité du personnel et des ressources n'a pas d'importance pour vous, vous préférez laisser les clients choisir l'heure qu'ils veulent (durant les heures ouvrables).
Cette option peut être utile si vous êtes suffisamment flexible pour répondre à la demande à la volée (par exemple, si vous êtes propriétaire d'un atelier d'entretien et que vous avez accès à une liste de personnel d'astreinte qui peut offrir des rendez-vous). |
3- Afficher des créneaux horaires avec répartition automatisée | Les clients se verront afficher des créneaux de dates/heures correspondant à la combinaison de toutes les disponibilités du personnel éligible.
Booxi affectera automatiquement la réservation à un membre du personnel disponible et à une ressource (le cas échéant).
*Note : Pour que la réservation soit possible, au moins un membre du personnel et une ressource (si applicable) doivent être disponibles et actifs.
*Note : Si plusieurs membres du personnel sont disponibles à l'heure choisie, le membre ayant le moins de réservations ce jour-là sera choisi) ; la même règle s'applique aux ressources. | Peu vous importe à qui la réservation est attribuée tant que le besoin est satisfait ET/OU vous préférez laisser le système prendre en compte la disponibilité du personnel et des ressources pour éviter les erreurs d'horaire. |
4- Afficher des créneaux horaires avec répartition automatisée (ressource) | Les clients se verront afficher des créneaux de dates/heures correspondant à la combinaison de toutes les disponibilités du personnel éligible.
Booxi affectera automatiquement la réservation à un membre du personnel éligible et à une ressource (si applicable) ; la disponibilité de la ressource sera priorisée par rapport à celle du personnel. | Vous voulez que les créneaux de dates et d'heures soient alignés sur la disponibilité des ressources. Ceci est particulièrement utile lorsque la disponibilité du personnel commence avant celle des ressources. |
Pour connaître la différence entre la répartition automatisée et la répartition automatisée (ressource), voir ici.
Si le paramètre « Sélection du personnel en ligne “ de votre service est réglé sur « Aucune préférence + sélection du personnel », les créneaux horaires affichés aux clients dépendront de la sélection du client :
Si le client choisit « Aucune préférence », les créneaux horaires seront basés sur le paramètre « Mode de sélection de plage horaire » du service (voir ci-dessus).
Si le client choisit un membre du personnel, les créneaux horaires seront basés sur la disponibilité du personnel choisi.
Si le « Mode de sélection des horaires » de votre service est réglé sur « Demander les disponibilités du client », voici ce que les clients verront :
Si le « Mode de sélection des horaires » de votre service est réglé sur « Afficher les créneaux horaires sans vérification de la disponibilité », « Afficher les créneaux horaires avec répartition automatisée » ou « Afficher les créneaux horaires avec répartition automatisée (ressource) », voici ce que les clients verront :
L'effet des ressources sur les créneaux horaires
Lorsqu'au moins une ressource est affectée à un service, les créneaux horaires affichés aux clients sont basés sur l'intersection de la disponibilité du personnel et de la disponibilité de la ressource. En d'autres termes, les services auxquels une ou plusieurs ressources sont affectées ne peuvent être réservés que si au moins un membre du personnel et une ressource affectés sont actifs et disponibles au même moment. Pour que la réservation reste possible, veillez à ce que les disponibilités du personnel et des ressources se chevauchent.
Les services dont le « Mode de sélection de plage horaire » est défini sur « Demander les disponibilités du client » ou « Afficher des plages horaires sans vérification des disponibilités » ne sont pas affectés par l'affectation des ressources, car ils ignorent la disponibilité des ressources.